Mitä uusi alue- ja rakennepolitiikan ohjelmakausi 2021–2027 on tuonut tullessaan tähän mennessä?

Puolimatkan krouvissa

Nykyisen rakennerahastokauden 2021–2027 ollessa puolessa välissä on sopiva hetki tutkailla taaksepäin. Mitä rakennerahastokauden alkuosa on pitänyt sisällään ja mitä muutoksia on tullut verrattuna edelliseen rakennerahastokauteen? Työ- ja elinkeinoministeriön laati rakennerahastokauden uudet ohjeistukset, jotka välittävät toimielimet eli rahoittajat välittivät eteenpäin, ja joiden varaan lähdettiin hahmottamaan uusia käytäntöjä. Käytäntö onkin muovannut tekemistä konkreettisempaan toimintaan.

Hankehakemuksista muutos- ja maksatuspäätöksiin

Rakennerahastolla on käytössä EURA2021-järjestelmä, jossa tapahtuu kaikenlainen hankehallinnointi, kuten hankehakemusten, muutoshakemusten ja maksatushakemusten laadinta sekä niiden päätösten myöntäminen. Ensimmäiset hankehaut tehtiin vuoden 2022 alussa ja aivan ensimmäisiä yksittäisiä hankepäätöksiä saatiin vuoden 2022 lopussa. Enenevissä määrin hankepäätöksiä myönnettiin vuoden 2023 puolella. Tämä oli opin aikaa esimerkiksi sen suhteen, miten EURA:n kalenterivuosi- ja toimintavuosikohtainen logiikka toimii, miten kirjataan tehtävänimikkeiden palkkaperusteet ja millaisia eroja on yhden toteuttajan hankkeissa ja ryhmähankkeissa.

Kun alku oli mennyt opetellessa, ymmärryksen tietovarannot karttuivat ja oppia ammennettiin koko ajan enemmän. Alkukankeuksien jälkeen on jatkettu muutoshakemuksien opettelussa ja oppeja kaivettu lisää. Rahoittajalle on laadittu maksatushakemuksia, jos hankehakemuksissa asiat olivat kunnossa, ja niihin rahoittaja on päätöksiä myöntänyt. Muutoshakemuksia päästiin vähitellen syöttämään järjestelmään vuoden 2024 kesästä alkaen, riippuen monenko toteuttajan hanke on ollut kyseessä.

Helpompaa ja yksinkertaistetumpaa raportointia

Uudet yksinkertaistetut palkkakustannusmallit ovat palkkakustannusten yksikkökustannusmalli ja vakiosivukulumalli eli tosiasiallisten palkkakustannusten malli. Yksikkökustannusmallissa hankkeen seuranta perustuu tunteihin ja tehtävänkuvalle annettuun tuntihintaan. Työaikakirjanpito toimitetaan rahoittajalle entiseen tapaan.

Sen sijaan vakiosivukulumallissa laskentaperusteena käytetään tehtävänkuvalle asetettua kiinteää työaikaprosenttiosuutta tukikelpoisesta kk-palkasta ja hankkeessa tarkastellaan aikaansaatuja tuloksia. Työaikakirjanpitoa ei tarvitse rahoittajalle todentaa. Molempien mallien yhteiset vakiosivukuluprosentit on erikseen vahvistettu ammattikorkeakoulujen opetushenkilöstölle ja muulle henkilöstölle.

Iso muutos raportoinnissa on se, että ryhmähankkeissa jokainen toteuttaja raportoi itse omat kustannuksensa järjestelmässä. Aiemmin hankkeen päätoteuttaja on kerännyt kaikki aineistot ja raportoinut ne yhteisesti jokaisen toteuttajan puolesta. Päätoteuttaja kuitenkin vastaa hakemuksista ja jättää ne käsittelyyn kaikkien puolesta.

Automatisointia ja käsityötä

Rahoittajien vaatimukset ovat ulottuneet sisäiseen Reportronic-projektinhallintajärjestelmään, jossa automatiikkaa on hyödynnetty. Projektin takana jokaisella tehtävänkuvalla on oma asetuksensa. Siinä määritellään kyseisen tehtävänkuvan tuntihinta tai kiinteä työaikaprosenttiosuus. Tämän automatisoinnin avulla kirjanpitoon saadaan rahoittajalle raportoivat laskennalliset summat kuukausittain palkkojenjakoajon yhteydessä.

Raportoitavien laskennallisten summien rinnalla kirjanpidossa kulkee edelleen hankkeen todelliset kustannukset. Tulevaisuudessa PowerBI:tä käyttämällä on tarkoitus vertailla hankkeen todellisia kustannuksia laskennallisiin kustannuksiin ja hyödyntää paremmin tiedolla johtamista osana hankeprosessia.

Automatisoinnista huolimatta käsityön määrää ei ole poistunut työnkuvasta. Vakiosivukulumallissa tukikelpoiseen kk-palkkaan ei kuulu hankeaikana pidetyt lomat, jotka on ansaittu ennen hankeaikaa. Mikäli hanke on ollut vähän aikaa käynnissä ja hankehenkilö on pitänyt vanhoja lomiaan, korjataan kirjanpidon palkkakustannukset käsin vastaamaan oikeaa raportoitavaa summaa. Kun henkilö pitää lomiaan, jotka on osittain ansaittu hankeaikana, korjataan kirjanpidon palkkakustannukset edelleen käsin. Kun henkilö pitää lomiaan, jotka on täysin ansaittu hankeaikana, voidaan tällöin hyödyntää automatisointia eikä käsityötä tarvita.

Lopussa kiitos seisoo

Käytäntö on opettanut eniten ja matka oppien ääressä jatkuu edelleen. Tämän monivuotisen taipaleen loppuosa siintää horisontissa. Moni asia on muuttunut, uudet tavat ovat tulleet jäädäkseen ja alkukankeuksien jälkeen on päästy vauhtiin niin hankevalmisteluissa kuin hankkeiden toteuttamisessa. Hyvillä ja kärsivällisin mielin jatketaan kohti rakennerahastokauden loppuhuipennusta.

Kirjoittaja:

Krista Mehtonen, TKI-talousasiantuntija, Savonia-ammattikorkeakoulu, krista.mehtonen@savonia.fi