Digitalisaatio on erottamaton osa sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujärjestelmää, jonka avulla mahdollistetaan sujuvia prosesseja ja mutkatonta tiedonkulkua (Terveyden ja hyvinvoinnin laitos 2024). Näin ollen myös digitaalisen työympäristön tarkastelu on aiheellista, jotta voidaan tunnistaa siinä tapahtuvan työn haasteet ja kehittämiskohteet. Digitaalisissa työympäristöissä työskenneltäessä on olennaista kehittää kognitiivista ja informaatioergonomiaa, jolloin voidaan ehkäistä uupumista sekä työssä koettua stressiä (Manka 2015; Manka & Manka 2016). Porola ja Junnola (2024) tutkivat YAMK-opinnäytetyössään kotihoidon esihenkilöiden digitaalisen työympäristön kognitiivisia ja informaatioergonomisia toimintamalleja.

Häiriöt ja informaatiotulva haastavat aivoja digitaalisessa työympäristössä

Digitaalisessa työympäristössä työskennellessä aivot kuormittuvat nopeammin verrattuna kasvokkain tapahtuvaan vuorovaikutukseen. Digitaalisen työympäristön informaatioärsykkeet ja herätteiden määrä onkin kasvanut räjähdysmäisesti. (Bordi & Okkonen 2018, 3; Gassen 2022, 139.) Aivokuormitukseen vaikuttavat niin informaatiotulva, työvälineet ja – ympäristö kuin toimintatavat (Aejmelaeus ym. 2022, 24).

Tunnistamalla aivokuormitukseen vaikuttavia tekijöitä työympäristöstä, taataan aivoille parempaa hyvinvointia (Aivosäätiö n.d). Kognitiivinen ja informaatioergonomia tarkastelevat työtä tietojärjestelmien kanssa toimimisen sekä tiedonkäsittelyn näkökulmasta ja niiden avulla pyritään sopeuttamaan työvälineet sekä toimintatavat osaksi digitaalista työympäristöä (Mannermaa 2018, 162, 302–303; Ergonomiayhdistys 2023).

Työn erilaiset häiriöt ja keskeytykset tekevät työn tekemisestä haastavaa. Kognitiivista ergonomiaa pystytään parantamaan esimerkiksi oikea-aikaisella tiedon jakamisella. (Mannermaa 2018, 162, 302–303.) Hyvä työn suunnittelu vahvistaa työn ja ajan hallinnan tunnetta, kun taas työtehtävien välillä hyppiminen eli multitaskaaminen, sekä koettu teknostressi teknologiaa käytettäessä heikentävät hallinnan tunnetta (Viitala 2021, luku 3.10). Työpäivän aikainen palautuminen on tärkeää digitaalisessa työympäristössä, sillä se virkistää ja vähentää uupumista. Mieluisat työtehtävät, työnsuunnittelu sekä toisten auttaminen vaikuttavat positiivisesti työstä palautumiseen. (Kinnunen 2017, luku 5.)

Keskeiset haasteet

Opinnäytetyössä toteutetun laadullisen kyselyn (n = 10) tulokset osoittivat useita haasteita kotihoidossa työskentelevien esihenkilöiden digitaalisessa työympäristössä. Stressitekijöinä koettiin järjestelmien toimimattomuus sekä digiosaamisen taso. Muita stressitekijöitä olivat keskeytykset, erilaiset herätteet, työtehtävien muistissa pitäminen tai kasaantuminen sekä työn jäsentelemättömyys.

Tulosten mukaan tietoa on vaikea löytää ja tiedon jakaminen on haastavaa pirstaleisen tehtäväkentän vuoksi. Asioiden omaksuminen on puutteellista informaatiotulvassa ja yksinkertaisten asioiden hoitaminen vie aikaa. Kaikkiaan viestinnän oikea kohdentaminen ja viestinnän oikea-aikaisuus koettiin tärkeänä. Lisäksi ohjeiden etsiminen tai puute, oikean tiedon väärä ajankohta sekä vaihtuvat ohjeet haastavat työpäivissä.

Kehittämistarpeista keskeisimpänä oman työn hallinta

Kehittämistarpeiksi tunnistettiin monia tekijöitä digitaalisesta työympäristöstä. Keskeisiä tekijöitä olivat oman työn hallinta ja omien digitaitojen kehittäminen. Omaa digitaalista työympäristöä tulisi muokata informaatiotulvaa ja herätteitä hallitsevaksi. Tämä edellyttää omien rajojen asettamista ja työympäristön rauhoittamista keskittymistä vaativien työtehtävien hoitamiseksi. Myös ajankäytön suunnittelu tulisi tehdä siten, että palautuminen päivän aikana mahdollistuu. Tämä puolestaan edellyttää taukoja ja toisaalta riittävän ajan kalenteroimista vaativille työtehtäville. Myös yhteisten pelisääntöjen sopiminen organisaatiossa olisi suotavaa.

Digitaalisen työympäristön rakentuminen työntekoa tukevaksi

Haasteista huolimatta toimivat digitaaliset työkalut auttavat digitaalisen työympäristön hallinnassa, luovat mahdollisuuksia yhteistyölle sekä helpottavat oikea-aikaisen tiedon jakamista. Yhteisten sääntöjen sopiminen tiedon jakamisesta sekä tallentamisesta on ensiarvioisen tärkeää onnistuneen digitaalisen työympäristön rakentumisessa organisaation sisällä.

Kognitiivisen ja informaatioergonomian huomioiminen on tärkeää jokaisessa organisaatiossa, jossa työskennellään digitaalisissa työympäristöissä. Digitaalisia taitoja kuten muitakin taitoja ja osaamista tulee kehittää sekä harjoitella, jotta olemassa olevia järjestelmiä pystytään hyödyntämään sujuvasti.

Opinnäytetyön nimi: Kognitiivinen ja informaatioergonomia muuttuvassa digitaalisessa työympäristössä – kotihoidon esihenkilön näkökulma

Kirjoittajat:

Laura Porola, vastaava sairaanhoitaja, Digitalisaation asiantuntija sosiaali- ja terveysalalla (YAMK) -opiskelija , Savonia-ammattikorkeakoulu

Marika Junnola, vastaava sairaanhoitaja, Hyvinvoinnin digitaaliset ratkaisut (YAMK) -opiskelija, Oulun ammattikorkeakoulu

Kati Päätalo, yliopettaja, Oulun ammattikorkeakoulu

Reetta Saarnio, yliopettaja, Oulun ammattikorkeakoulu

Elisa Snicker, lehtori, Savonia-ammattikorkeakoulu, jatkuvan oppimisen yksikkö, Master School, Kuopio

Lähteet:

Aejmelaeus, Riitta, Hartikainen, Kaisa, Kaila, Kai, Keltto, Tarja, Korkeila, Jyrki, Larivaara, Meri, Lisko, Inna, Lähteenkorva, Satu, Ojanen, Ville, Pyykkö, Mika, Ristikari, Tiina, Sajaniemi, Nina & Unkila, Kaisa 2022. Kansallinen aivoterveysohjelma. Inhimillisesti kestävä, aivoterveyttä tukeva yhteiskunta. https://dyajetwym1cg9.cloudfront.net/assets/files/21257/inhimillisesti_kestava-_aivoterveytta_tukeva_yhteiskunta-_edit_2023.pdf. Viitattu 24.5.2023.

Aivosäätiö n.d. Työikäisen aivot kaipaavat nyt valoa – parinkin minuutin ulkoilu auttaa. https://www.aivosaatio.fi/ajankohtaista/tyoikaisen-aivot-kaipaavat-nyt-valoa-parinkin-minuutin-ulkoilu-auttaa/. Viitattu 26.10.2023.

Bordi, Laura & Okkonen, Jussi 2018. Informaatioergonomian näkökulma tietotyöhön. Impulsseja, toukokuu 2018. https://sorsafoundation.fi/wp-content/uploads/2018-Bardi-Okkonen-Informaatioergonomian-VERKKO.pdf. Viitattu 2.4.2023.

Ergonomiayhdistys 2019. Mitä on ergonomia? https://www.ergonomiayhdistys.fi/ergonomia/mita-ergonomia-on/. Viitattu 23.10.2023.

Gassen, Riikka 2022. Digitaalinen työympäristö. Näin taivutat teknologian yrityksen tarpeisiin. E-kirja. Helsinki: Alma Talent. Alma Talent Bisneskirjasto. Vaatii käyttöoikeuden. Viitattu 7.5.2023.

Kinnunen, Ulla 2017. Työstä palautuminen. Teoksessa Tykkää Työstä, Työhyvinvoinnin psykologiset perusteet. (toim. Anne Mäkikangas, Saija Mauno & Taru Feldt). E-kirja. PS-kustannus. Ellibs e-kirjat. Vaatii käyttöoikeuden. Viitattu 9.7.2023.

Mannermaa, Katri 2018. Työsuojelupäällikön käsikirja. Turvallisuus ja hyvinvointi työkyvyn edistäjänä. E-kirja. Helsinki: Alma Talent. Vaatii käyttöoikeuden. Viitattu 29.4.2023.

Artikkelin pääkuva luotu Copilotilla.