Tiedolla toimiminen on ollut Savonian avoimen ammattikorkeakoulun tärkeä kehittämiskohde viimeisten parin vuoden aikana. Avoimen ammattikorkeakoulun kasvutavoitteiden saavuttamiseksi tarvitaan tietoon perustuvaa päätöksentekoa erityisesti opintotarjonnan suunnittelussa. Käytössä olleet raportit ja työkalut eivät kuitenkaan palvelleet riittävästi koulutuspäälliköitä tai jatkuvan oppimisen toimijoita tässä työssä, joten Savoniassa kehitettiin uusi työkalu avoimen amk:n tarjonnassa olevien toteutusten ilmoittautumisten, suoritusten, suoritusprosenttien ja opintopisteiden tarkasteluun.

Tiedolla toimimisen lähtötilanne

Tiedolla johtaminen tai tiedolla toimiminen määritellään usein tiedon hyödyntämiseksi päätöksenteossa (Listenmaa 2023, 46). Koska tiedon hyödyntäminen päätöksenteossa koskee monissa eri rooleissa toimivia, käytämme mieluummin tiedolla toimimisen käsitettä. Tiedolla johtaminen tai toimiminen vaatii tuekseen myös sitä tukevan tietoarkkitehtuurin ja tekniset järjestelmät (Listenmaa 2023, 52).

Savoniassa on ollut käytössä jatkuvan oppimisen tiedolla johtamisen tukena raportti eri koulutusmuotojen opintopisteiden seurantaan. Raportista näkee avoimen amk:n, polkuopintojen, korkeakoulujen yhteistyöopintojen, erikoitumiskoulutusten ja maahanmuuttajien valmentavan koulutuksen opintopisteet jaoteltuna OKM:n ohjauksenalan mukaan. Työkalun avulla voidaan seurata, miten koulutusmuotojen opintopisteet vuoden aikana kehittyvät ja verrata esim. edellisen vuoden vastaavaan ajankohtaan. Raportti kertoo, missä mennään suhteessa tavoitteisiin, mutta se ei anna tietoa, mitä kannattaisi tehdä, jotta tavoitteisiin päästään.

Lisäksi Opiskelijapalvelut keräsivät aiemmin käsityönä tietoa CampusOnline-verkoston tarjonnassa olevien opintojen ilmoittautuneista ja suorittaneista. Tilastoissa ei kuitenkaan ollut mukana kaikki avoimen amk:n tarjonta ja CampusOnline-verkosto luopui tilastojen keräämisestä. Lisäksi staattiset, erillisinä tiedostoina olevat taulukot eivät vastanneet tiedontarpeisiin parhaalla mahdollisella tavalla. Tiettynä ajankohtana käsityönä tehtyjen tilastojen ongelmana oli myös, että ne vanhenivat nopeasti, kun uusia suorituksia kirjattiin toteutuksille. Tiedon hyödyntämiselle ei myöskään ollut rakenteita, joten tietoa ei käytetty systemaattisesti avoimen tarjonnan kehittämiseen.

Hitaasta käsityöstä napin painallukseen

Jotta avoimen ammattikorkeakoulun opintotarjontaa voidaan kehittää systemaattisesti, tarvitaan tarkkaa ja ajantasaista tietoa opintojen vetovoimasta ja läpäisystä sekä niiden tuottamista opintopisteistä. Tarvittavat tiedot löytyvät Savonian opintohallinnon järjestelmästä Pepistä, mutta niitä ei saatu ulos hyödynnettävässä muodossa ilman käsityötä. On tyypillistä, että tiedolla toimimisessa tarvittava tieto on varastoituna toiminnanohjausjärjestelmissä, mutta sen hyödyntämiseen tarvitaan erillinen raportointijärjestelmä (Listenmaa 2023, 246).

Savonian tietojärjestelmäsuunnittelija kehitti avoimen amk:n koulutusasiantuntijan tekemien määrittelyiden pohjalta raportin, joka näyttää avoimen amk:n ja ristiinopiskelun tarjonnassa olevien toteutusten ilmoittautuneet, suorittaneet, suoritusprosentin ja opintopisteet jaoteltuna avoimen amk:n opiskelijoihin, ristiinopiskelijoihin ja suorittaneiden osalta myös Savonian omiin tutkinto-opiskelijoihin. Työkalu otettiin käyttöön keväällä 2024.

Työkalun avulla aiemmin hidasta käsityötä vaativat tilastot saadaan lähes napin painalluksella. Raportti hakee tiedot Pepistä ja se päivittyy riittävän tiheästi. Raportin tietoja voi suodattaa toteutuksen alkamis- ja päättymisajankohdan mukaan, joten raportille voidaan hakea halutun lukukauden tai lukuvuoden toteutukset. Lisäksi rajata voi myös opiskelijan koulutusalan mukaan. Tiedot voidaan myös viedä helposti Excel-taulukkoon, mikä mahdollistaa tietojen jatkokäsittelyn.

Työkalun avulla nähdään esimerkiksi, mitkä toteutukset ovat vetovoimaisia avoimen amk:n tarjonnassa ja mitkä eivät. Raportin avulla voidaan myös tunnistaa toteutuksia, joilla on hyvä vetovoima, mutta alhainen läpäisyprosentti ja kohdistaa kehittämistoimenpiteitä tällaisiin toteutuksiin. Raportin avulla myös nähdään tarkasti, mistä opinnoista Savonian avoimen amk:n opintopisteet tulevat ja voidaan tehdä johtopäätöksiä eri opintojen järjestämisen kannattavuudesta. Liiketalouden termein ilmaistuna työkalu on tärkeä apu avoimen amk:n tuoteportfolion hallinnassa.

Tiedosta toiminnaksi rakenteilla ja toimintatavoilla

Työkalun käyttöönotto auttaa avoimen amk:n tiedolla toimimisessa, mutta se ei yksin takaa, että tieto alkaa ohjata toimintaa. Kun tieto on tuotettu, tulee se toimittaa tiedon hyödyntäjälle mahdollisimman tarkoituksenmukaisessa muodossa oikeaan aikaan. Tarvitaan siis myös tiedolla toimisen prosessit, roolit ja toimintatavat, joilla tietoa hyödynnetään organisaation päätöksenteossa. (Listenmaa 2023, 222–224, 231.)

Uutta työkalua päästään hyödyntämään ensimmäisen kerran täysimääräisesti lukuvuoden 2025–2026 avoimen opintotarjonnan suunnittelussa, joka tapahtuu syksyn 2024 aikana. Avoimen opintotarjonta suunnitellaan Savoniassa koulutusalojen ja jatkuvan oppimisen tiimin avoimen amk:n toimijoiden yhteistyössä. Syksystä 2023 alkaen jatkuvan oppimisen toimijat ovat järjestäneet koulutusalakohtaiset tapaamiset kaksi kertaa vuodessa. Jatkossa avoimen amk:n toimijat koostavat tapaamisiin koulutusaloja koskevaa tietoa uuden työkalun avulla. Syksyn tapaamisessa käydään koulutuspäälliköiden kanssa läpi edellisen lukuvuoden tarjonnan vetovoimaa ja muita tilastoja sekä tietoja kysynnästä ja koulutustarpeista. Näillä tiedoilla ohjataan seuraavan lukuvuoden opintotarjonnan suunnittelua. Koulutuspäälliköitä myös perehdytetään käyttämään työkalua, sillä sen avulla tietoa opinnoista saa nopeasti silloin, kun tarve on.

Nykyisyystiedosta ennakointiin

Työkalun avulla voidaan tuottaa ns. nykyisyystietoa, eli tietoa, joka tähtää nykyisen toiminnan suorituskyvyn optimointiin (Listenmaa 2023, 39). Työkalun käytettävyyttä avoimen amk:n tiedolla toimimisen tukena on myös mahdollista vielä kehittää. Esimerkiksi opintosuoritusten kirjautuminen koulutusaloille olisi hyvä saada vastaamaan Savonian organisaatiorakennetta siten, että suoritukset kirjautuvat opiskelijan koulutusalan sijaan opinnon tuottaneen koulutusalan mukaan. Myös mahdollisuus hakea tietyn opintojakson kaikki toteutukset halutulla aikavälillä olisi hyödyllinen ominaisuus yksittäisen opintojakson vetovoiman kehityksen tarkastelussa.

Pidemmällä aikavälillä tiedolla toimimisessa auttaisi, jos käytössä olisi työkalu, joka pystyisi tekemään ehdotuksia tarjonnasta esim. ehdottamalla tarjonnasta poistettavaksi opintoja, jonka vetovoima hiipuu tai ennustamalla, missä ajankohdassa ja miten usein opinto kannattaa tarjota. Avoimen amk:n tiedolla toimimisen tehokkuutta parantaisi myös se, että pystyttäisiin yhdistämään valtakunnallista tietoa koulutustarjonnasta, -tarpeista ja -kysynnästä organisaation omaan dataan. Tätä tavoitetta edistetäänkin korkeakoulujen valtakunnallisessa Digivisio2030-hankkeessa, jossa kehitettävän Opin.fi -palvelun osaksi on tulossa opintotarjontaa ja käyttödataa kuvaava analytiikkapalvelu (Digivisio 2030, 2024).

Mutta jo nyt uusi työkalu auttaa säästämään resursseja ja tekemään tietoon perustuvia päätöksiä avoimen amk:n opintotarjonnan kehittämisessä. Tämä toivottavasti johtaa avoimen amk:n tulosten parantumiseen ja toiminnan tehokkuuden lisääntymiseen.

Kirjoittaja:

Hilla Mäkelä, koulutusasiantuntija, Jatkuva oppiminen, Savonia-ammattikorkeakoulu hilla.makela@savonia.fi

Lähteet:

Digivisio 2030. 2024. Opin.fi -palvelun tiekartta 2024–2025. https://digivisio2030.fi/wp-content/uploads/2024/04/Opin.fi-palvelun-tiekartta-2024-2025.pdf. Viitattu 5.8.2024.

Listenmaa, J. 2023. Laita tieto töihin: tiedolla johtamisen käsikirja. Helsinki: Alma Talent.