Aloitin vuosikertomuksen kirjoittamisen alkuvuodesta, kuten moni viestinnän ammattilainen, mutta innostus oli kateissa. Tehtävä tuntui yhtä houkuttelevalta kuin maalin kuivumisen seuraaminen.

Tiedän, että korkeakoulussamme syntyy valtavasti vaikuttavuutta: kuinka koota edes osa siitä yksien kansien väliin niin, että sisältö kiinnostaisi aidosti myös organisaatiomme ulkopuolella? Miten vuosikertomuksen pakolliset numerot voisi muuttaa eloon ja tarinoiksi? Voisiko vuosikertomus olla muodoltaan muutakin kuin tekstiä ja taulukoita?

Kyllä voi, totean nyt.

60 sivua tiivistä asiaa

Vuosikertomus on mainio tapa kertoa organisaation tarina menneen vuoden ajalta. Korkeakoulussa se toimii raportointivälineenä eri sidosryhmille: henkilöstölle, opiskelijoille, asiakkaille, rahoittajille ja yhteistyökumppaneille.

Parhaimmillaan vuosikertomus ei ole vain muodollinen raportti, vaan myös strateginen työkalu ja tapa viestiä vaikuttavuudesta: se voi rakentaa brändiä, vahvistaa organisaation mainetta sekä tuoda esiin arvoja ja pitkän aikavälin tavoitteita.

Virallinen tilinpäätöksemme on yli 60-sivuinen esitys, joka sisältää katsauksen Savonia-ammattikorkeakoulun toimintaan, koulutukseen, tutkimus- ja kehitystoimintaan, kansainvälisyyteen, kestävyyteen, henkilöstöön, talouteen, hallintoon sekä tilikauden olennaisiin tapahtumiin ja riskeihin. Avaintuloksia kuvataan taulukoissa, tilinpäätöslaskelmissa sekä mittavassa joukossa pakollisia liitteitä.

Tieto on kiinnostavaa ja relevanttia, mutta esitystapa ei kutsu viihtymään tiedon äärellä. Kuinka voisimme muokata tilinpäätöstiedot visuaaliseksi vuosikertomukseksi, jonka infografiikat ja dynaamiset luvut houkuttelevat lukemaan?

Numerot eloon ja tarinoiksi

Infografiikat ja graafiset elementit tiivistävät monimutkaisen tiedon selkeiksi esityksiksi, mikä auttaa hahmottamaan keskeiset kohdat jopa vain vilkaisulla. Visuaalisuus voi parhaimmillaan muuttaa numerot tarinoiksi ja välittää tiedon tehokkaasti erilaisille yleisöille.

Dynaamiset kaaviot ja diagrammit näyttävät kasvun ja kehityksen yhdellä silmäyksellä.

Interaktiiviset elementit antavat lukijoille mahdollisuuden tutkia tietoja haluamassaan järjestyksessä.

Kuvitukset ja ikonit keventävät raskasta tietosisältöä ja tuovat siitä helposti lähestyttävän.

Herätä tunteita!

Numerot itsessään eivät herätä tunteita, mutta niiden taustalla olevat ihmiset ja tapahtumat tekevät sen. Jos luvut esitetään pelkkinä tilastoina, ne voivat tuntua etäisiltä ja abstrakteilta. Kun avaamme niiden taakse kätkeytyvät tarinat – opiskelijoiden saavutukset, innovaatiot TKI-hankkeissa ja korkeakouluyhteisön arjen oivallukset – numerot heräävät eloon ja saavat merkityksen.

Tekninen toteutus: joustavuutta ja tulevaisuuden käyttömahdollisuuksia

Savonia-ammattikorkeakoulun vuosi 2024 koottiin visuaaliseen vuosikertomukseen, joka korostaa yhteisön voimaa ja maailman muuttamista yhdessä. Yksin en olisi tehtävästä selvinnyt: apunani oli viestintätiimimme tietojärjestelmäsuunnittelija, joka vastasi vuosikertomuksen teknisestä toteutuksesta.

Aluksi harkitsimme valmiita pilvipalveluita, eritoten ns. WYSIWYG-editoreita (WYSIWYG: What You See Is What You Get) kuten squarespace.com, wix.com tai vev.com, mutta niiden rajoitteet eivät vastanneet tarpeitamme. Päädyimme koodaamaan HTML5-pohjaisen verkkosivun, joka toimii omalla palvelimellamme ja antaa meille vapauden mukauttaa esitystapaa tulevina vuosina.

Lisämausteesta pääraaka-aineeksi

Vuosikertomuksen laatiminen on erinomainen tilaisuus tuottaa vaikuttavaa sisältöä, joka palvelee sekä sisäisiä että ulkoisia sidosryhmiä.

Ajattelen, että visuaalisuus ja tarinankerronta eivät ole vain lisämausteita, vaan ne voivat muuttaa tapaamme viestiä korkeakoulun arjesta. Raportoinnin ei tarvitse olla pakollinen paha – se voi olla vaikuttava tarina, joka elää vielä pitkään julkaisunsa jälkeen.

Miltä uudistettu vuosikertomuksemme siis näyttää? Tutustu tästä linkistä.

Kirjoittajat:

Anne Heikkinen, Viestintä- ja vaikuttavuusjohtaja, Savonia-amk

Timo Dunkel, tietojärjestelmäsuunnittelija, Savonia-amk