Savonia-artikkeli: Työajanseurannan merkitys TKI-toiminnassa
Tutkimme. Kehitämme. Koulutamme. Innovoimme! Savonia on monessa mukana ja nettisivu on täynnä artikkeleita hankkeiden tuloksista ja vaikuttavuudesta. Hankkeita on käynnissä vuosittain keskimäärin 120 kpl ja niiden volyymi on noin 14 miljoonaa euroa.
Mutta mistä miljoonat koostuvat, mitä taustalla tapahtuu? Suurin osa hankkeiden kustannuksista on palkkakuluja. Siksi on tärkeää, että ne kirjautuvat hankkeille oikein. Tämä korostuu etenkin uuden rakennerahastokauden hankkeissa, joissa koko budjetti perustuu palkkakuluihin.
Mobiilia ja rajapintoja
Savonialla on ollut jo yli kymmenen vuotta käytössä projektinhallintajärjestelmä, jota käytetään myös työntekijöiden työajanseurantoihin. Nykyisin lähes kaikki Savonian työntekijät kirjaavat työaikansa kyseiseen järjestelmään ja HR-järjestelmästä tulee rajapinnan kautta lomien, vapaajaksojen, liukumavapaiden ja muiden poissaolojen siirto automaattisesti työaikailmoitukselle.
Päivittäiset työaikojen kirjaukset on helppo luoda työaikaleimausta käyttämällä, joko selaimessa tai mobiilisovelluksella, jolloin työajat ovat aina automaattisesti ajan tasalla. Työntekijän tulee lisäksi huolehtia selitteiden kirjaamisesta. Kuun vaihteessa työaikailmoitus lähetetään hyväksyttäväksi tarkastajille ja hyväksyjille, joille se ohjautuu kirjauskohteiden taustatietojen perusteella.
Se aika kuukaudesta
Työaikailmoitusten käsittelyprosessi kestää noin viikon verran. Lopulta suoritetaan palkkojenjakoajo, jolloin palkkakustannukset kohdistetaan kirjanpitoon oikeille kustannuspaikoille, tuotteille ja hankkeille työaikailmoituksille kirjattujen ja HR-järjestelmistä siirtyneiden tietojen perusteella. Jokaisen työntekijän yksittäiset merkinnät ovat siis osa koko organisaation kustannusraportointia.
Tähän prosessiin vaikuttavat yllättävän monet seikat ja jokaisen henkilön panos on tärkeä – niin työntekijöiden kuin esihenkilöiden. Työaikailmoituksen tarkistaa vähintään esihenkilö, mutta useammassa hankkeessa toimivan henkilön ilmoitus voi mennä jopa 15 henkilön kautta. Voi myös olla, että jossain vaiheessa työaikailmoituksia palautetaan ja silloin työaikailmoitus lähtee uudelleen kierrolle. Lisäksi lomat ja muut poissaolot vaikuttavat työaikailmoituksen sisältöön, joten ne tulee tehdä ajallaan ja olla hyväksyttynä ajoissa.
Ajallaan hyväksyntäketjun mukaisesti tarkastetut työaikailmoitukset tarkoittavat sitä, että tiedot menevät kirjanpitoon suoraan ja oikein. Myöhässä tehdyt tai muuten virheelliset työaikailmoitukset ja niistä johdetut palkkakustannukset lasketaan erikseen ja kohdistetaan tositteilla kirjanpitoon.
Huomionarvoista on se, että oman organisaation linjausten lisäksi työajanseurannan laatimiseen on myös rahoittajakohtaiset vaatimukset, jotka määrittelevät kirjaustapoja. Hankkeissa tehdään usein tilintarkastuksia ja ne ovat mahdollisia jopa vuosia hankkeen päättymisen jälkeen. Silloin on kullanarvoista, että ajallaan oikein tehdyt työaikailmoitukset saa suoraan järjestelmästä.
Kirjoittajat:
Krista Mehtonen, Miia Kaartinen ja Tuija Tervo, TKI-palvelut, Savonia-ammattikorkeakoulu
Lähteet:
https://www.savonia.fi/yrityksille/tutkimus-ja-kehittaminen/