Valmistavassa teollisuudessa on käytössä paljon erilaisia järjestelmiä, joista yksi keskeisimpiä on toiminnanohjausjärjestelmä. Toiminnanohjausjärjestelmiä on markkinoilla paljon, joista osa on suunniteltu jonkun tietyn toimialan tarpeisiin, ja osa on yleisluontoisempia ohjelmistoja, jotka ovat tehty palvelemaan mahdollisimman suurta toimialajoukkoa. On olemassa myös täysin räätälöitäviä ratkaisuja, jotka rakennetaan aina yksittäisen yrityksen tarpeisiin. Mikäli toiminnanohjausjärjestelmän eivät ole tuttuja, voit tutustua niihin lukemalla aiemmin kirjoittamamme artikkelin Mikä se ERP-järjestelmä oikeastaan on, jossa kerromme niistä yleisellä tasolla.

Koska toiminnanohjausjärjestelmiä on olemassa paljon, on niillä myös hyvin vaihtelevat ominaisuudet ja hinnat. Yleisesti ottaen toiminnanohjausjärjestelmän hankinta on yritykselle suuri investointi, koska kyse on usein vähintään muutamasta kymmenestä tuhannesta eurosta. Halvempiakin järjestelmiä on olemassa, mutta silloin järjestelmän sopiminen yrityksen toimintaan on yleensä jonkin tasoinen kompromissi. Vastaavasti juuri yhden yrityksen tarpeisiin räätälöidyssä järjestelmässä kompromisseja on vähemmän, mutta myös järjestelmän hintalappu on korkeampi.

Aloittavalla tai pienellä yrityksellä on harvoin mahdollisuuksia hankkia kallista järjestelmää. Kun yritystoiminta kasvaa, nousee myös tarve toiminnanohjausjärjestelmälle, jotta toiminta olisi hallittua ja tieto olisi kaikkien saatavilla. Usein aloittavan yrityksen työkaluina ovat alusta alkaen perinteiset toimisto-ohjelmistot, kuten Word, Excel ja PowerPoint. Siksi onkin varsin luonnollista, että toimintaa hallitaan ja ohjataan esimerkiksi erilaisilla Excel-taulukoilla.

Excelillä toteutetussa toiminnanohjauksessa on monia haasteita, alkaen siitä, että kyse on pohjimmiltaan taulukkolaskentaohjelmistosta eikä toiminnanohjausjärjestelmästä. Varsin usein Excel-taulukoihin perustuva toiminnanohjaus on myös rakennettu useiden erillisten tiedostojen varaan, joilla ei ole minkäänlaista yhteistä rakennetta, eli taulukot ovat keskenään täysin erilaisia.

Toimiva välivaihe

Onko ainoa vastaus ongelmaan hankkia suoraan täysimittainen toiminnanohjausjärjestelmä, joka vaatii paljon rahaa? Ei välttämättä, vaikka luultavasti se olisi paras ratkaisu – hankkia järjestelmä, joka sopii yhteen yrityksen toiminnan kanssa, ja tuottaa yritykselle lisäarvoa helpottamalla päivittäistä toimintaa. Vaihtoehtona on myös parantaa jo käytössä olevia työkaluja, jotka ovat usein joko ilmaisia tai halpoja. Nykyisten työkalujen parantaminen voidaan siis nähdä välivaiheena ennen täysimittaiseen toiminnanohjausjärjestelmään investoimista.

Diva-hanke tarttui tähän välivaiheen haasteeseen konseptoimalla ja rakentamalla pilottiversion taulukkolaskentaohjelmistolla toteutetusta toiminnanohjauksesta. Demoversio sai työnimen ”Sheet-ERP”, koska pilotissa käytettiin Google Sheets -taulukkolaskentatyökalua. Google Sheetsin etuja perinteiseen MS Exceliin nähden ovat muun muassa pilvipohjaisuus, ilmaisuus sekä Googlen kehittämä AppScript -ohjelmointiympäristö, jota voidaan kuvata modernina versiona Excelin toiminnallisuuksia automatisoivista makroista.

Pilottiversio perustuu Google Sheetsin lisäksi Microsoftin ilmaiseen PowerBI visualisointi ja analytiikkatyökaluun. PowerBI:n etuina ovat muun muassa sen yleisyys, ilmaisuus sekä kattavat mahdollisuudet yhdistää dataa eri lähteistä. PowerBI:stä on myös maksullisia lisenssivaihtoehtoja, jotka mahdollistavat raporttien jakamisen, mutta alkuun pääsee hyvin ilmaisversiolla. Mikäli PowerBI ei ole tuttu työkalu, voit lukea siitä lisää aiemmasta julkaisustamme Power BI – tehokas työkalu myös valmistavalle teollisuudelle.

Kahden eri työkalujen toiminnot jaettiin kuvan 2. mukaisesti. Kuvassa vihreällä taustalla olevat kuviot tarkoittavat Google Sheetsin tärkeimpiä välilehtiä, jotka ovat erillisiä taulukoita. Oranssit kuviot kuvastavat muodostettavia PDF-dokumentteja ja siniset PowerBI:n toimintoja.

Lähtökohdaksi otettiin, että pilottiin rakennetaan yleismaailmallinen ja yksinkertaistettu tilaus-toimitusprosessi. Kaikki tässä prosessissa tarvittavat tiedot syötetään ja kerätään Google Sheetsiin, jota PowerBI puolestaan käyttää datalähteenä visuaalista esittämistä varten.

Pilotissa käytetyn yksinkertaistetun tilaus-toimitusprosessin vaiheet ovat:
1) Tarjouksen laatiminen ja päivitys
2) Tilauksen kuormittaminen tuotantoon ja vahvistaminen asiakkaalle
3) Tilauksen valmistuminen ja toimitus

Vaikka käytetty prosessi on yleismaailmallinen ja yksinkertaistettu, sisältää sekin jo paljon erilaisia tarvittavia tietoja, jotka liittyvät toisiinsa. Vaiheissa käsiteltäviä tietoja ja toimintoja on esitetty kuvan 3. kaaviossa.

Pilotissa nämä vaiheet, toiminnot ja tiedot saatettiin Google Sheetsissä toimivaksi ja loogiseksi kokonaisuudeksi, siten että mukana on myös Googlen AppScriptillä toteutettuja automatisointeja. Automatisointi vähentää virheitä, kun samoja tietoja ei tarvitse manuaalisesti siirtää taulukosta toiseen. Kuvassa 4. nähdään Google Sheetsiin tehty tarjouslaskennan päänäkymä, jossa on myös automatisoitujen toimintojen napit.

Pilotissa automatisoitu toimintalogiikka on, että kaikki tarvittavat tiedot syötetään tarjouslaskentataulukkoon, josta ne siirtyvät nappeja käyttämällä muille välilehdille, kuten esimerkiksi tarjouslistaan. Tarjouslistasta tiedot voidaan hakea takaisin muokattavaksi tarjouslaskentavälilehdelle, tai siirtää edelleen työlistalle, jossa tilaukset kuormitetaan tuotantoon. Työlistalla määritellään tilauskohtaisesti viikkonumeroilla, milloin työ tehdään sekä voidaan merkata työ aloitetuksi, valmiiksi, toimitetuksi tai myöhässä olevaksi. Pilottiin rakennettuja toiminnallisuuksia on esitetty kuvan 5. toimintokaaviossa.

Koska rakenteeltaan toimivat ja loogiset taulukot eivät kuitenkaan ole visuaalisesti kovin näyttäviä, palvelee PowerBI sitä puolta erittäin hyvin. Google Sheetsiin syötetyt tiedot visualisoidaan PowerBI:llä, jolloin esimerkiksi jo tarjouslaskentavaiheessa toimitusaikaa määrittäessä tukeudutaan PowerBI:n kaavioon tuotannon kuormituksen sen hetkisestä tilanteesta.

Koska tilaus-toimitusprosessissa kertyy luonnostaan paljon erilaista tietoa tuotannon kuormitus tiedon lisäksi, on niitä helppo visualisoida PowerBI:llä, jolloin ne ovat helposti luettavassa muodossa. Kertyneiden tietojen perusteella voidaan helposti kuvata esimerkiksi asiakaskohtaista myyntiä vuosikohtaisesti tai toimitusvarmuutta. Kuvassa 6. Google Sheetsiin syötetyn testidatan perusteella PowerBI:llä on visualisoitu tuotannon kuormitustilanne jakamalla työvaiheet 1-4 kahdeksi työsoluksi, ja molempien työsolujen kuormitustilanteesta on muodostettu kaavio, sisältäen viikkokohtaisen kapasiteettirajan viivadiagrammina.

Yhteenveto

Pilotin rakentamisen ydinkysymyksiä olivat miten hyvän järjestelmän näillä yleisillä ja ilmaisilla työkaluilla voisi rakentaa, ja minne asti niiden toiminnallisuudet riittävät.

Työ aloitettiin rajaamalla ja määrittelemällä, mitä pilottiin rakennetaan. Koska tavoitteena oli tehdä yksinkertainen ja yleismaailmallinen pilotti, joka palvelisi kuvitteellisen valmistavaa tuotantoa tekevän yrityksen tärkeimpiä toimintoja, rajattiin demo kattamaan yksinkertaistettu tilaus-toimitusprosessi ilman varastotoimintoja. Diva-hankkeessa on nähty yhtenä yrityksien keskeisenä haasteena tuotannon kuormituksen ja kapasiteetin hallinta.

Pilotissa Google Sheets -työkalua hyödynnettiin käytännössä tietokantana ja käyttöliittymänä, koska sinne kaikki tieto syötettiin, varastoitiin ja sieltä se siirrettiin eteenpäin PowerBI:lle. Googlen AppScript ohjelmointiympäristö yllätti monipuolisuudellaan, mutta automatisoinnin tekemisessä päästiin käytännössä jo aivan niille rajoille mitä sillä kannattaa tehdä. Pilottiversio on toimiva, mutta laajemmat ja monimutkaisemmat ominaisuudet sisältävän järjestelmän rakentaminen Google Sheetsillä ei olisi enää järkevää.

Monimutkaisempi järjestelmä lisää hallittavuuteen kohdistuvia vaatimuksia, jota varten Google Sheetsissä ei ole erityisempiä ominaisuuksia. Automatisoinnissa huomattiin myös jo pilottivaiheessa hieman hidastumista, joka muodostunee ongelmaksi, mikäli käsiteltävän datan määrä muodostuu suureksi. Suuri automatisoinnin määrä voi tuoda myös ongelmia, mikäli järjestelmää käyttää useampi käyttäjä yhtä aikaa.

Google Sheetsin yhteys PowerBI:n puolestaan on vaikuttanut varsin toimivalta. PowerBI on mainio työkalu taulukkolaskentaohjelman oheen, koska syötetyn datan visuaalinen esittäminen sillä on verrattain helppoa, kunhan ensin opettelee perusteet ohjelman käyttöön.
Hyvänä puolena nähtiin myös, että pienellä panostuksella ilmaisilla työkaluilla on mahdollista konkreettisesti testata omia tarpeita. Pilottiversiota on testikäyttänyt Diva-hankkeessa mukana oleva yritys, jolla ei ole toiminnanohjausjärjestelmää, mutta sen hankinta on kuitenkin ollut yrityksen harkinnassa pitkään. Pilottiversiota räätälöimällä on mahdollista tehdä varsin kattavaa omien tarpeiden ja toivottujen toiminnallisuuksien määrittelyä käytännön tasolla, ennen täysimittaisen järjestelmän hankkimista. Hyvin tehdyt määrittelyt palvelevat hankintaprosessissa erittäin pitkälle, helpottaen myös järjestelmien toimittajien työtä.

Saatavilla käyttöön

Pilottiversio Google Sheets työkalusta, sisältäen AppScript automatisoinnin koodit, on Diva-hankkeen julkinen tuotos, joka julkaistaan lokakuussa 2023 Savonian GitHub -alustalla. Kuka tahansa voi ladata GitHubista tarvittavat tiedostot, AppScript koodit sekä asennus- ja käyttöohjeet. Huomioitava kuitenkin on, että tämä pilotti on tehty vuonna 2023, ja tulevaisuudessa sekä Google Sheetsiin että PowerBI:n tulevat päivitykset ja muutokset saattavat rikkoa tällä hetkellä toimivat toiminnot. Pilottiversiota ei myöskään ylläpidetä Savonia-ammattikorkeakoulun tai Diva-hankkeen toimesta. Pilottiversio löytyy GitHubista tästä linkistä: https://github.com/SavoniaUAS/DiVa-Sheets-ERP

Kirjoittaja:

Ari Tanskanen, Diva-hanke, Savonia-ammattikorkeakoulu