Tyhmä paljon työtä tekee. Viisas pääsee vähemmällä.

Kuten vanha sanonta kuuluu, järjenkäytöllä voi välttää ylimääräisen rehkimisen. Nykyään tätä toiminnan järkeistämistä ja virtaviivaistamista sanotaan trendikkäästi liinaamiseksi.

Liinaamisessa ajatus on sama kuin vanhassa sananlaskussa: pohtimalla työtapoja ja työskentelyä voi työstä saada vähemmän kuormittavaa.

Viestintä- ja markkinointityö on luonteeltaan silppuista, ja silppu kuormittaa tekijöitään. Työn virtaviivaistaminen on tervetullutta.

Savonian viestintäpalveluissa on työn sujuvoittamiseksi tehty muutamia uudistuksia. Niistä enemmän seuraavaksi.

Työtehtävät korteille

Liinaaminen ei ole rakettitiedettä – yksinkertaisilla uudistuksilla voidaan saada aikaan merkittävä vaikutus.

Savonian viestintäpalveluissa simppeli, mutta työskentelyn kannalta merkittävä, uudistus oli taskien – eli tehtäväkorttien – käyttöönotto.

Käytännössä tehtäväkorteille merkitään työtehtäviä ja kiinnitetään niille tekijät. Tehtäväkorttien hienous on siinä, että muistattavat asiat vähenevät: Tehtäväkortille voi määrittää erääntymispäivän, jolloin tehtävästä tulee automaattinen sähköpostimuistutus. Lisäksi työtehtävät ovat yhdessä paikassa, eikä niitä tarvitse kaivella sähköpostista ja chatista.

Erityisesti mainosaineistojen tuotannossa tehtäväkortit ovat osoittautuneet erinomaiseksi apuriksi. Käytännössä homma etenee seuraavasti:

Kun mediatilan varausvahvistus tulee, teen tehtäväkortin, jolle kirjaan tekniset aineistovaatimukset, missä mediassa aineisto julkaistaan, määräajan ja toiveet aineiston sisällön suhteen. Tämän jälkeen kiinnitän graafikon tehtäväkortille, ja voin itse ”unohtaa” asian.

Graafikko on saanut toimeksiannon, ja tehtäväkortti muistuttaa minua lähettämään aineiston määräajassa eteenpäin.

Kun graafikko on saanut aineistot tehtyä, hän liittää vedokset ja valmiit aineistot kortille. Kaikki aiheeseen liittyvä viestinvaihto tapahtuu tehtäväkortin kommenteissa. Viestinvaihto pysyy asiayhteydessään eikä ole tukkimassa muita kanavia.

Vaihtoehtoisesti tehtäväkortteja voi tehdä myös vain itselleen. Esimerkiksi kun saan sähköpostiviestin, jossa pyydetään tekemään flyer, teen tästä itselleni tehtäväkortin. Näin työtehtävä ei pääse unohtumaan.

Yksi tehtäväkorttien hienous on myös niiden tuoma kokonaisnäkymä. Kun kaikki tehtävät ovat tehtäväkorteilla, voi kortteja silmäilemällä saada ymmärryksen, mitä kaikkea viestintäpalveluissa on parhaillaan työn alla.

Tehtäväkorttityökaluja on lukuisia. Savonian viestintäpalveluissa käytämme Teamsin Planner-työkalua. Valinta oli helppo: Planner on integroitu Teamsiin, jota käytimme jo entuudestaan.

Pilvi järjestykseen

Toinen Savonian viestintäpalveluiden työskentelyä uudistanut asia on sekin yksinkertainen, mutta mullistava: Olemme järjestäneet yhteisessä pilvessä olevat tiedostomme.

Asia on yksinkertainen, mutta vaikutus suuri. Nyt tiedostot ovat järkevissä paikoissa ja tiimin jäsenet löytävät ne helpommin.

Järjestystä tärkeämpää on kuitenkin se, että olemme yhdessä sopineet, miten pilveä käytetään.

Koko tiimi työskentelee siten, että työtiedostot ja valmiit tiedostot löytyvät kaikki pilvestä. Näin tiedostoja ei tarvitse kysellä työkavereilta, ja kaikki ovat aina viimeisimmän version äärellä. Samalla tekeminen tulee arkistoitua kuin itsestään.

On myös kätevää, kun uuden tekeminen on helppo pohjata vanhaan: Lehtimainoksen pohjaksi voi ottaa työkaverin aiemmin tekemän lehtimainoksen ja tiedotteen pohjaksi viimevuotisen tiedotteen samasta aiheesta.

Yksi näkökulma aiheeseen on myös tiimin resilienssi. Kun kaikki tiedostot ovat pilvessä, on tiimin helpompi paikata toisiaan, jos joku tiimistä on yllättäen pois töistä.

Vaikka minä nyt kirjoitan näistä uudistuksista, ei idea uudistuksiin ole lähtenyt minulta. Viestintäpalveluissa oli huomattu yhdessä tarve toiminnan kehittämiselle, ja uusia työskentelytapoja haettiin kokeilemalla ensin pienemmän joukon kesken. Idea tehtäväkorttien ja järjestyksessä olevan pilven kokeilemisesta tuli tiimiläisten aiemman työkokemuksen kautta.

Viisas pääsee vähemmällä

Asiantuntijatyön hienous on siinä, että työn tekemisen tavoissa on usein liikkumavaraa. Kun työtä on mahdollisuus tehdä haluamallaan tavalla, on työtä mahdollista liinata ja tehdä työstä itselleen ja työkavereilleen sujuvampaa. Tällä on varmasti vaikutusta paitsi työn tuloksiin myös työssä viihtymiseen ja jaksamiseen.

Kuten vanha sanonta kuuluu: Viisas pääsee vähemmällä.

Kirjoittaja:
Juho Papinniemi
Markkinointiasiantuntija
Viestintäpalvelut
Savonia-ammattikorkeakoulu