Organisaatiomuutoksella pyritään turvaamaan olemassaoloa sekä parantamaan kilpailukykyä.

Muutos itsessään voi olla suunniteltua ja proaktiivista tai se voi olla reagointia sisäisen tai ulkoisen toimintaympäristön vaatimuksiin. Muutosta voidaan yrittää hallita esimerkiksi vahvalla johtajuudella, sopivalla viestinnällä ja henkilöstön riittävällä koulutuksella. Näin voidaan minimoida muutoksen toiminnalle aiheutuvaa mahdollista haittaa. Toisaalta myös henkilöstön motivoiminen on tärkeää muutoksen pyörteissä. Muutosprosessin yhteydessä on tärkeää määritellä vastuut ja roolit, joista tulee myös viestiä selkeästi ulospäin.

Miksi muutokseen tulee kiinnittää huomiota

Ihmisille on luonnollista reagoida negatiivisesti muutosten tuomaan epävarmuuteen, etenkin jos muutoksia tulee eteen jatkuvasti. Uusiin tilanteisiin reagoidaan vaistonvaraisesti ja vasta myöhemmin ihmiset kykenevät käsittelemään asioita rationaalisesti. Muutosten seurauksiin liittyvät huolet korostuvat organisaatiomuutosten yhteydessä ja muutosvastarinta onkin merkittävä haaste muutosprosesseille.

Miten muutoksesta tulisi viestiä?

Viestinnän merkitys korostuu muutostilanteessa. Laadukas muutosviestintä vähentää ihmisten epävarmuutta muutoksen vaikutuksista ja tukee avointa toimintakulttuuria. Muutosviestinnässä tulisi keskittyä sisällön lisäksi aikataulutukseen ja viestintäkanavien valintaan. Aikataulutuksessa tulee pohtia, mitä tietoa annetaan missäkin kohtaa muutosprosessia, jotta vältytään informaatioähkyltä. Johdonmukaisesti toistetut yksinkertaiset viestit läpi muutosprosessin ovat osoittautuneet tehokkaaksi keinoksi viestiä muutoksesta.

Käytännössä on kuitenkin havaittu, että viestintä on haasteellinen laji. Etenkin tiukan aikataulun ja usean toimijan projektissa riittävän ja oikea-aikaisen tiedon jakaminen on haastavaa. Tiedonkulku voi herkästi sakkaantua tehottomien viestintäkeinojen myötä. Toisaalta epävarmuutta saatetaan levittää hieman vahingossakin tiedottamalla muutokseen liittyvistä hiomattomista yksityiskohdista, vaikka tavoitteena olisikin lisätä läpinäkyvyyttä organisaatiossa.

Miten muutos kannattaa kouluttaa?

Muutosprosessit linkittyvät vääjäämättä oppimiseen, kun henkilöstön tulee omaksua muutokset. Osaaminen luodaan oppimisen kautta. Yritysoppimisen tärkeimpänä tavoitteena on muuttaa henkilöstön asenteita ja käyttäytymistä kouluttamisen avulla. Osaaminen on suoraan kytköksissä organisaation kilpailukykyyn ja työhyvinvointiin. Osaaminen on laaja käsite, joka voidaan jakaa esimerkiksi toiminnalliseen ja strategiseen osaamiseen, näkyvään ja hiljaiseen osaamiseen tai organisaation näkökulmasta perus-, ydin- ja tukiosaamiseen sekä tulevaisuuden osaamiseen. Osaamisen kehittämisellä tähdätään yksilöllisen osaamisen hyödyntämiseen ja kasvattamiseen oppimista tukevien toimintojen, kuten organisaatiorakenteen ja toimintamallien kautta.

Organisaatiot hyödyntävät erilaisia keinoja henkilöstön kouluttamiseen. Esimerkiksi vertaiskouluttaminen on hyvin toimiva, horisontaalinen koulutustapa, jossa vertainen (kollega) toimii kouluttajana. Vertaiskouluttaminen perustuu ajatukseen, että vertaiset kykenevät välittämään toisilleen viestin uskottavammin ja tehokkaammin kuin johtohenkilöt. Yksi vaihtoehto on esimerkiksi tiimiedustajamalli, joka sivuaa vertaiskouluttamisen ja tiimivalmentamisen käsitteitä. Esimerkiksi asiakaspalvelutiimistä valitaan edustaja, joka osallistuu laajempaan muutoskoulutukseen. Tiimiedustajan tehtävänä on kouluttaa opittu omalle tiimilleen esimiehen tuella.

Askellettu malli niin muutokseen ylipäätään kuin viestintään ja koulutukseen tukee onnistunutta muutosta. Näillä keinoin voidaan hallita mahdollista muutosvastarintaa, tukea henkilöstön turvallisuuden tunnetta muutoksen aikana ja luoda edellytyksiä ylläpitää kilpailukykyä.

Lue lisää Theseuksesta (julkaistaan toukokuussa 2022) löytyvästä opinnäytetyöstä: Kuusmaa Laura: ”How to lead change – Producing a model for embracing change”

Kirjoittajat:

Laura Kuusmaa, tradenomi Digital Health (YAMK) -opiskelija, Savonia ammattikorkeakoulu

Elisa Snicker, Lehtori, CBC, KTM, TtM, Savonia ammattikorkeakoulu, jatkuvan oppimisen yksikkö, Master School