Uuden potilastietojärjestelmän käyttöönottaminen on ponnistus, joka vaatii resursseja. Sähköisten potilastietojärjestelmien päivittäminen uuteen järjestelmään saattaa olla ajankohtaista, koska vanha järjestelmä ei enää vastaa nykyiseen käyttötarpeeseen. Myös haasteet ylläpidossa voivat olla uuteen järjestelmään päivittämisen syynä. Tässä artikkelissa kootaan Matkaselän YAMK-opinnäytetyössään tarkastelemia huomioitavia asioita uuden potilastietojärjestelmän käyttöönottoon terveydenhuollon toimialalla.

Mikä on potilastietojärjestelmä?

Potilastietojärjestelmät ovat monitasoisia ohjelmistoja, joita käytetään moniammatillisesti. Tietojen kirjaamiseen ja tarkasteluun osallistuvat niin hoitajat, lääkärit, fysioterapeutit kuin sosiaalityöntekijätkin. Kirjattua ja kerättyä tietoa voidaan hyödyntää tieteellisessä tutkimuksessa ja raportoinnissa tiedolla johtamisen tukena.

Potilastietojärjestelmän vaihtaminen ja käyttöönotto

Sähköinen potilastietojärjestelmä parhaimmillaan vapauttaa ja tehostaa henkilökunnan ajankäyttöä. Se voi havainnollistaa tehokkaasti potilaan terveydentilan kehittymistä, varoittaa uhkaavista terveyshaitoista tai ohjata ja tukea hoitolinjojen valinnoissa. Kehitys tuo järjestelmiin uusia ominaisuuksia ja parempaa tarkkuutta nopealla tahdilla. Potilastietojärjestelmät tarjoavat myös työkaluja hoitojen vaikuttavuusseurantaan ja arviointiin.

Uuden potilastietojärjestelmän käyttöönottaminen on suuri ponnistus koko organisaatiolta, joka vaatii rahallista panostusta investointiin, henkilöstöresursseihin ja ajankäyttöön. Potilastietojärjestelmän vaihtaminen voi aluksi heikentää työnkulun sujuvuutta ja tehokkuutta. Lisäksi uuden järjestelmän opettelun tiedetään lisäävän henkilökunnan kuormitusta.

Mikäli potilastietojärjestelmän vaihtamista suunnitellaan, sen ominaisuusvaatimusten määrittely kuuluu olennaisesti alkuvaiheen etenemiseen. Tarkkaan laadittu listaus halutuista ominaisuuksista antaa ohjelmistotoimittajalle käsityksen, mitä kykyjä tietojärjestelmältä odotetaan. Tiedon kulkua ja tehokkuutta voidaan parantaa yhdistelemällä asiakas- ja potilastietojärjestelmiä. Hyvinvointialueiden kilpailutukset ovat isoja kokonaisuuksia, joissa haetaan pääasiassa yhtä, koko alueelle sopivaa asiakas- ja potilastietojärjestelmää. Tällaisissa suurissa kokonaisuuksissa pienempien erillisjärjestelmien vaatimusten painoarvo voi heiketä eikä valinta välttämättä kohdistu parhaaseen vaihtoehtoon esimerkiksi teho-osaston kannalta.

Käytön onnistumisen edellytykset

Potilastietojärjestelmän vaihtaminen vaatii onnistuakseen riittävää resursointia ja koulutusta, hyvää johtajuutta sekä inhimillisten ja teknisten tekijöiden huomioon ottamista. Toisaalta, jos resursseja ei ole käytettävissä, se voi jopa pahimmillaan pysäyttää projektin etenemisen.

Uuden potilastietojärjestelmän käyttöönotto tai sen vaihtaminen vaatii huolellista suunnittelua ja valmistautumista. Valmistelua varten tulisi varata tiimi, joka voi ja haluaa sitoutua käyttöönottoprojektin suunnitteluun ja toteutukseen. Potilastietojärjestelmien käyttöönottoprojektit ovat yleensä suuren mittaluokan projekteja, johon sitoutuneen johtajan tulee olla täysipäiväisesti käytettävissä. Hänellä pitää olla riittävästi päätäntävaltaa takaamaan oikeasuhtaiset ja riittävät resurssit budjetin, henkilöstön ja ajankäytön suhteen. On tärkeää, että loppukäyttäjät ymmärtävät muutoksen tarpeen ja pystyvät motivoitumaan opettelemaan uuden järjestelmän käyttöä.
Tietojärjestelmävaihdon suunnittelutiimin jäseniksi kannattaa valita monipuolisesti loppukäyttäjiä eri ammattiryhmistä. Mikäli työnkulkua täytyy uudelleen järjestää, ammattilaiset ovat päteviä arvioimaan uusien käytäntöjen toimivuutta ja koulutustarpeita. Lisäksi he voivat innostaa muita loppukäyttäjiä madaltaen samalla uudesta järjestelmästä johtuvaa muutosvastarintaa.

Uuden potilastietojärjestelmän tekniset vaatimukset tulee olla selvillä ennen käyttöönottoa. Järjestelmä tulisi olla sovitettu paikalliseen IT-arkkitehtuuriin. Tiedon pitää liikkua hoidon kannalta saumattomasti. Esimerkiksi integraatiot muihin käytössä oleviin järjestelmiin sekä laiteliitäntämahdollisuudet lääkinnällisiin laitteisiin tulee huomioida. Potilastietojärjestelmän käyttöliittymän pitää olla looginen ja helposti käytettävä. Lisäksi tiedon tallentaminen ja etsiminen tulee toimia jouhevasti.

Henkilöstön kouluttaminen alkaa käyttöönoton lähestyessä. Koulutuksen onnistumiseen vaikuttavat sen ajoitus, laajuus ja toteuttamistavat. Koulutuksen tarve voi vaihdella henkilökunnan keskuudessa suuresti. Digitaaliset taidot ja kyky omaksua uutta on yksilöllistä. Koulutustarpeen kartoitus tuleekin tehdä etukäteen tehokkaan koulutuksen toteuttamiseksi.

Uuden potilastietojärjestelmän käyttäjätuki on alkuvaiheessa kovalla kuormituksella ja sen tulee olla tehostetusti saatavilla. Ongelmatilanteisiin pitää reagoida ja havaitut virheet on syytä korjata nopeasti. Paikallisen käyttötuen takaamiseksi kannattaa harkita riittävän suuren ”superkäyttäjäryhmän” kouluttamista. Superkäyttäjät ovat henkilökunnasta valittuja eri ammattien edustajia, jotka perehtyvät uuden tietojärjestelmän käyttöön muita loppukäyttäjiä perusteellisemmin ja pitempään.

Lisää tutkimusta tarvitaan

Yleisesti voidaan todeta, että potilastietojärjestelmiä vaihdetaan suhteellisen harvoin liittyen osin sen työläyteenkin. Koska potilastietojärjestelmiä vaihdetaan melko harvoin, siitä saatavilla olevaa tutkimustietoa on rajatusti käytettävissä. Suomessa on nyt käsillä tietojärjestelmien käyttöönottotutkimuksen momentum, joka mahdollistaa useita mielenkiintoisia tutkimusasetelmia tieteelliselle tutkimukselle. Tutkitun tiedon arvo on merkittävä, sillä monikaan uuteen potilastietojärjestelmän käyttöönottoprojektiin lähtevä ei ole ennen vastaavassa tilanteessa ollut mukana.

Lue lisää Matkaselkä T (2023), Success Factors and Barriers of Clinical Information System Change in Intensive Care Unit. Lähteet saatavilla ensimmäiseltä julkaisijalta

Kirjoittajat:
Matkaselkä Toni, sairaanhoitaja (YAMK), valmistunut Master’s Degree in Digital Health-ohjelmasta, Savonia-ammattikorkeakoulu
Liisa Klemola, FT, lehtori, Master School, Jatkuva oppiminen, Savonia-ammattikorkeakoulu
Elisa Snicker, CBC, KTM, TtM, lehtori, Master School, Jatkuva oppiminen, Savonia-ammattikorkeakoulu

LÄHTEET (täydellinen lähdeluettelo saatavilla Matkaselkä, 2023 opinnäytetyöstä)
Mason, C., & Leong, T. (2015). Clinical information systems in the intensive care unit. Anaesthesia and intensive care medicine, 17(1), 13-16. https://doi.org/10.1016/j.mpaic.2015.10.011. Viitattu 20.9.2022.