Savoniassa siirryttiin kokonaan paperittomiin opinnäytetöihin viime syksynä; kaikki opinnäytetyöt on tallennettu julkaisuarkisto Theseukseen, joko avoimeen tai käyttörajattuun kokoelmaan, 1.9.2021 alkaen. Nyt takanapäin alkaa olla lukuvuosi sataprosenttista Theseus-tallennusta.

Theseus-tallennukseen siirtymä valmisteltiin hyvin. Kiitos koulutuspäälliköille ja opinnäytetöitä ohjaaville; näin mutkatonta siirtymää emme todellakaan osanneet odottaa! Opiskelijoilta tuli pari kyselyä ja henkilökunta sisäisti uuden käytännön kirjaston näkökulmasta välittömästi.

Avoimeen vai käyttörajattuun?

Kaikki ammattikorkeakoulut ovat allekirjoittaneet Avoimen tieteen julistuksen ja sitoutuneet edistämään avoimen tiedon saatavuutta. Suomen ammattikorkeakoulut suosittelevat tallentamaan opinnäytetyöt Theseuksen avoimeen kokoelmaan. Avoimen opinnäytetyön voi linkittää suoraan omaan CV:hen tai henkilökohtaiseen portfolioon.

Valtaosa Savonian opinnäytetöistä julkaistaan avoimessa kokoelmassa. Opiskelijalla on kuitenkin mahdollisuus valita yhdessä toimeksiantajansa kanssa ohjaus- ja hankkeistamissopimuksessa, kummassa kokoelmassa työ julkaistaan. Koska opinnäytetyön julkisuuteen ei ole sopimusta laadittaessa kiinnitetty tarpeeksi huomiota, saamme kirjastossa kuukausittain pyyntöjä siirtää opinnäytetyö avoimesta kokoelmasta käyttörajattuun.

Käyttörajatun kokoelman töistä Google löytää metatiedot ja tiivistelmän, mutta ei koko työtä. Koko opinnäytetyö on luettavissa ainoastaan Savonian määrittelemistä IP-osoitteista eli tällä hetkellä Savonian kirjastoissa. Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta velvoittaa ammattikorkeakouluja toimittamaan opinnäytetyön pyydettäessä luettavaksi myös käyttörajatuista kokoelmista, joten nämäkään työt eivät ole salaisia. Opinnäytetyö on aina julkinen vaikka sen käyttö olisikin rajattua; luottamukselliset tai salassa pidettävät tiedot tulee poistaa opinnäytetyöstä ennen julkaisemista.

Theseukseen tallennettiin 1.9.2021-30.6.2022 yhteensä 968 opinnäytetyötä, joista käyttörajattuun kokoelmaan 170 ja avoimeen kokoelmaan 798. Lähes joka viides työ (18 %) päätyi käyttörajattuun kokoelmaan. Amk-opinnäytetöistä tallennettiin käyttörajattuun kokoelmaan 17 % ja ylemmistä 20 %.

Liiketalouden opinnäytetöistä lähes joka kolmas (31 %) tallennettiin käyttörajattuun kokoelmaan, matkailu- ja ravitsemisalalla joka neljäs (24 %) ja tekniikassa joka viides (19 %). Luonnonvara-alalla yhtään työtä ei tallennettu käyttörajattuun kokoelmaan. Musiikin ja tanssin töistä käyttörajattuun tallennettiin 4 %, sosiaali- ja terveysalan 10 % ja muotoilun töistä 13 %.

Lukumääräisesti eniten opinnäytetöitä tallennettiin Theseukseen joulukuussa (238 kpl) ja toukokuussa (402 kpl). Tallennukset käyttörajattuun kokoelmaan olivat 16 % ja 21 %. Eniten käyttörajattuun kokoelmaan tallennettiin kesäkuussa (32 %) ja maaliskuussa (29 %), jolloin töitä tallennettiin kuitenkin lukumääräisesti vähän eli 28 työtä kuukaudessa.

Sukunimi_Etunimi.pdf

Theseuksen tallennussivulla on ohjeet opinnäytetyön tallentamisesta, myös videona, eikä tallennuksessa yleensä ole ongelmia. Yksi virhe esiintyy ylitse muiden; PDF/A-tiedoston nimeäminen. Tiedosto tulee nimetä Sukunimi_Etunimi.pdf. Tiedostonimen oikea muoto on tärkeä enkoodauksen yhteydessä. Toukokuussa, jolloin töitä tallennettiin yli 400 kappaletta, virheellisesti nimettyjä töitä jouduimme korjaamaan useita päivittäin.

Kaikki oikeudet pidätetään vai CC-lisenssi?

Theseuksen tallennuslomakkeella opiskelija valitsee työllensä käyttöoikeudet. “Kaikki oikeudet pidätetään” -valinnan lisäksi opiskelijalla on mahdollisuus jakaa tekijänoikeuksia valitsemalla Creative Commons- eli CC-lisenssi. Lisenssi annetaan tekijänoikeuden kestoajaksi. Suurin osa töistä (95 %) on julkaistu käyttöoikeudella “Kaikki oikeudet pidätetään” todennäköisesti siksi, ettei opiskelija ole kiinnittänyt asiaan juurikaan huomiota.

Tekijä saattaa toivoa, että opinnäytetyö leviäisi laajasti, mutta lisenssillä hän tulee sen estäneeksi tai vaikeuttaneeksi sitä. Tämäkin asia olisi hyvä miettiä ajoissa, miksei jo vaikkapa yhteistyö- ja toimeksiantosopimuksessa, jolloin sitä tulisi ehkä pohdittua toimeksiantajan kanssa yhdessä. Lisensseistä lyhyesti esim. https://www.savonia.fi/kirjasto/opinnaytetyon-tekija-millaiset-kayttooikeudet-annat-tyollesi-theseuksessa/

Tarkista, tarkista ja vielä kerran tarkista ennen tallennusta

“Kun työsi valmistuu” on tärkeä ohjesivusto Repussa. Opiskelija tallentaa työnsä Theseukseen vasta, kun ohjaaja on antanut siihen luvan. Opinnäytetyön voi tallentaa Theseukseen vain kerran, eikä PDF-tiedostoa voi sen jälkeen enää muokata. Kirjastossa on mahdollista korjata vain metatietoja. Lähtökohtaisesti julkaistua opinnäytetyötä ei myöskään voi poistaa. Työ voidaan jälkeenpäin siirtää opiskelijan pyynnöstä avoimesta kokoelmasta käyttörajattuun kokoelmaan. Poikkeustapauksissa työ on voitu poistaa opinnäytetöistä vastaavan koulutuspäällikön luvalla Theseuksesta, jonka jälkeen opiskelija on tallentanut työn uudestaan.

Koulutusalojen ominaispiirteet tulevat näkyviin opinnäytetöissä. Näistä eniten erottuvat muotoilun työt, jotka ovat hyvin luovia ja persoonallisia. Tekniikan alalla, varsinkin rakennustekniikan töissä, saattaa olla liitteinä isoja rakennuspiirustuksia. Yhteistä kaikille opinnäytetöille on niiden vahva asiantuntijuus ja ajankohtaisuus. Kirjaston tehtävänä on antaa eväitä näiden töiden tekemiseen auttamalla lähteiden haussa ja tarjoamalla “tietotärppejä” opinnäytetyön tekijöille. Theseuksen osalta kirjaston rooli on hyväksyä työt metatiedot tarkastettuaan ja pitää huolta tallennettujen töiden säilymisestä ja saatavuudesta Theseuksessa.

Kirjastojen yhteistyökonsortio AMKIT vastaa Theseuksen kehittämisestä ja ylläpitämisestä. Theseuksen omistaa rehtorineuvosto Arene.

Kirjoittajat:

Anne Mikkanen, informaatikko, Savonia-ammattikorkeakoulu, anne.mikkanen@savonia.fi
Aila Korhonen, tietopalvelusihteeri, Savonia-ammattikorkeakoulu, aila.korhonen@savonia.fi