Toiminnanohjausjärjestelmä saattaa sanana herättää erilaisia tunteita sen mukaan minkälaisia kokemuksia kenelläkin niistä on. Toiminnanohjausjärjestelmillä on iso vaikutus yrityksen arkeen, ja niiden toiminta ja sisältö voi tuntua jopa hieman mystiseltä, koska työpaikan arkiset asiat ovat ”siellä ERPissä”. Tässä kirjoituksessa pureudutaan yleisellä tasolla siihen, mitä ne toiminnanohjausjärjestelmät ovat ja mistä ne rakentuvat.

Puhekielessä toiminnanohjausjärjestelmä lyhenee usein ERPiksi, joka on englanninkielinen lyhenne sanoista Enterprise Resource Planning. Kirjallisuuden (Nestell ym. 2017) mukaan ERP-järjestelmien historia alkaa 1970 -luvulta, jolloin tietokoneita alettiin hyödyntämään yrityksien liiketoiminnassa. Siitä eteenpäin järjestelmien kehittäminen lähti nousuun, ja etenkin 1990 -luvulla isot ohjelmistoyritykset alkoivat tuoda markkinoille valmiita järjestelmiä. Ennen valmiita järjestelmiä suuret yritykset tekivät pääasiassa omia ohjelmistoja omalla työvoimalla. Nykyisin erilaiset tietotekniset järjestelmät ovat kuitenkin jo lähestulkoon kaikkien työntekijöiden arkipäivää, ja järjestelmien toimittajia on lukemattomia määriä.

Suorana käännöksenä ERP tarkoittaa yrityksen resurssien suunnittelua. Resursseilla tarkoitetaan niitä asioita, joita tarvitaan yrityksen toiminnan pyörittämiseen. Yleisellä tasolla tarkasteltuna pääasiallisia resursseja ovat työntekijät, materiaalit sekä koneet ja laitteet. Yksinkertaistettuna perusajatuksena ERP-järjestelmien tarkoitus on siis auttaa näiden resurssien käytön suunnittelussa. Suunnittelu jakaantuu edelleen yrityksen toiminnan eri osa-alueisiin, kuten esimerkiksi myyntiin, tuotannonsuunnitteluun, hankintaan, tuotantoon, varastoon ja laskutukseen.

Nykyaikaisissa järjestelmissä yrityksen toiminnan eri osa-alueet ovat omia osioitaan, eli moduuleita, jotka linkitetään toisiinsa. Näin eri moduuleihin saadaan tuotua riittävästi ominaisuuksia, niitä voidaan muokata ja hallita helpommin sekä moduuleista voidaan rakentaa eri laajuisia järjestelmiä. Usein järjestelmä sisältää jotkin tietyt perusmoduulit, josta sitä voidaan laajentaa lisämoduuleilla. Joillakin osa-alueilla on puolestaan täysin omat järjestelmät, kuten esimerkiksi taloushallinnolla voi olla, ja ne pystytään liittämään toiminnanohjausjärjestelmän osaksi. Tällöin puhutaan järjestelmien integraatiosta, joka on hyvin yleistä nykypäivänä. Integroiduissa, eli toisiinsa liitetyissä järjestelmissä, tieto liikkuu järjestelmien välillä joko automaattisesti tai järjestelmään rakennetun toiminnallisuuden avulla, jolloin manuaalista tietojen siirtoa ei tarvitse tehdä.

ERP -järjestelmillä tehtyyn suunnitteluun ja toiminnanohjaukseen liittyy todella paljon muuttujia, joita on eri määrä eri osa-alueilla. Esimerkiksi varaston toimintoihin liittyviä muuttujia ovat saapumis- ja lähetyspäivämäärät, tuotteiden nimikkeet, materiaalit, varastopaikat, varastosaldot ja varaston arvo. Tuotantoon taas liittyy esimerkiksi koneiden kuormitus ja kapasiteetti, aihiot, valmistettavien tuotteiden nimikkeet, materiaalien saatavuus, toimituspäivämäärät ja niin edelleen. Osa-alueiden jako moduuleihin tukee sitä, että eri osa-alueille pystytään rakentamaan riittävästi huomioitavia muuttujia sekä niiden keskinäisiä riippuvuuksia ja linkityksiä muihin moduuleihin. Kaikki nämä tiedot, muuttujat ja linkitykset rakennetaan ERP-järjestelmän taustalla olevaan tietokantaan.

 
Mikä se tietokanta sitten on?

Tietokannat koskettavat lähestulkoon kaikkia tietoteknisiä järjestelmiä, joita käytämme arjessa, työssä sekä vapaa-ajalla. Suomeksi puhutaan tietokannoista, englanniksi termi on ”database”, ja yksinkertaistettuna tietokanta on paikka, jonne käyttäjän tai toisen ohjelman kirjoittama tieto tallennetaan ennalta määrätyssä järjestyksessä sekä muodossa.

Modernien tietokantajärjestelmien perusta on yritysten ja organisaatioiden tiedon tallennukseen liittyvien haasteisiin vastaaminen. Tietokantajärjestelmiä on useita erityyppisiä, mutta yleisin on niin sanottu relaatiotietokanta, jonka historia ulottuu 1970 -luvulle asti. Relaatiotietokannassa tallennetut tiedot, eli tietueet, ovat yhdistettävissä muihin tietueisiin tietuekokonaisuuksien välille rakennettujen suhteiden, eli relaatioiden kautta. Tietueiden relaatiot toimivat joukko-opin sääntöjen mukaan, jotka tarjoavat tietokannan toiminnalle yksiselitteisen ja tarkasti määritellyn tavan kuvata tietueiden välisiä relaatioita. Yksi vaihtoehtoinen selkeä tapa kuvata joukko-opin perusajatusta on Vennin diagrammi (Kuva 1.), jota voidaan soveltaa kuvastamaan tietuekokonaisuuksien välisiä loogisia suhteita.

Tietojen tallennusmuoto relaatiotietokannoissa on tabulaarinen, eli tiedot ovat haettavissa ja esitettävissä riveinä ja sarakkeina, samoin kuten taulukkolaskentasovelluksissa, esimerkiksi Excelissä, tehdään. Taulukkolaskennasta poiketen, tietokannoissa tiedon muoto ja tietuekokonaisuuksien suhteet voidaan pakottaa uniikiksi ja yksiselitteiseksi palvelemaan tiedon monipuolisen hakemisen ja rikastamisen tarpeita. Tiedon rikastamisella pyritään aina saavuttamaan tavoiteltua hyötyä yrityksen tai organisaation liiketoiminnan näkökulmasta, johon tietokannat alun perin onkin tehty. Toiminnanohjausjärjestelmät perustuvat tämmöisiin tietokantarakenteisiin, mutta ne ovat luonnollisesti huomattavasti suurempia ja monimutkaisempia, kuin kuvassa 1. esitetty yksinkertainen esimerkki

Lopuksi

Yksi vastaus tämän kirjoituksen otsikon kysymykseen on, että ERP-järjestelmä on liiketoiminnan resurssien hallintaan suunniteltu ohjelmisto. Toiminnanohjausjärjestelmien merkitys ja vaikutus liiketoiminnan sujuvuuteen onkin eittämättä suuri. Tämän vuoksi projektina ERP-järjestelmien hankinta tai päivitys on monesti haastavaa johtuen eri toimittajien tuottamien järjestelmien toimintojen painotuksesta esimerkiksi valmistavaan teollisuuteen tai logistiikkaan. Pohjimmiltaan kyse on kuitenkin tietokoneohjelmasta, joka on tarkoitettu ihmisen ja liiketoiminnan tueksi. Globaalin digitalisaation myötä mm. ERP-järjestelmien merkitys yrityksille myös kasvaa vuosi vuodelta samaa tahtia kuin kasvaa datan merkitys kaikessa liiketoiminnassa. ERP-järjestelmiin luonnollisesti kertyy todella paljon todella moninaista dataa yrityksen toiminnasta, ja sen hyödyntäminen tehokkaasti on yksi Diva -hankkeen tärkeimmistä kehityskohteista.

Lähestulkoon kaikissa Diva-hankkeen yrityslähtöisissä case-tapauksissa osa hyödynnettävästä datasta sijaitsee ERP-järjestelmien tietokannoissa, joista se pitää noutaa joko suoraan tietokannoista lukemalla tai järjestelmän valmiista rajapintaratkaisusta. Tästä jo ennakkoon esimerkkinä tuotannon tiedonkeruu, jossa tuotantolaitteiden dataa yhdistetään toiminnanohjauksesta saataviin tietoihin. Näistä tullaan julkaisemaan tulevaisuudessa, joten kannattaa seurata hankkeen nettisivuja http://diva.savonia.fi

Kirjoittajat:

Ari Tanskanen, tutkimusinsinööri, Savonia-ammattikorkeakoulu
Jussi Nivamo, tutkimusinsinööri, Savonia-ammattikorkeakoulu

Lähteet:
Successful ERP Systems: A Guide for Businesses and Executives
Nestell, Jack G., and David L. Olson. Successful ERP Systems : A Guide for Businesses and Executives, Business Expert Press, 2017. ProQuest Ebook Central

Kuva: Wolfram Mathworld https://mathworld.wolfram.com/VennDiagram.html
Oracle https://docs.oracle.com/cd/B14099_19/bi.1012/b13915/i_rel_chapter.htm