Lean kuulostaa vaikealta, työläältä ja kalliilta, vaikka moni käyttää sen menetelmiä tietämättään. Leanin opeilla maatila saa työstä sujuvampaa, järjestelmällisempää ja säästyneen ajan voi käyttää vaikka lepoon.

Lean on tapa ajatella ja johtaa siten, että toimintaa kehitetään jatkuvasti mahdollisimman sujuvaksi. Lean ei maksa juuri mitään, sillä suurin työ tehdään pään sisällä ja se sopii mihin tahansa toimintaan kotitöistä suuryrityksen johtamiseen.

Lean on pohjimmiltaan ajattelutapa ja johtamisfilosofia, mutta leanin oppeja voi aluksi soveltaa myös yksittäisinä toimina, joilla toiminnasta saadaan sujuvampaa ja tehokkaampaa laadusta tinkimättä.

Näin leanin määrittelee sitä opettava Niina Suuronen. Hän toimii laadun ja yritysvastuun asiantuntijana Responsia Quality Solutions yrityksessään sekä sivutoimisena tuntiopettajana Savonia-ammattikorkeakoulussa. Hän on pitänyt lean-johtamisen kursseja myös maatalousyrittäjille Savonia-ammattikorkeakoulun Maatila2030-hankkeen puitteissa.

Suuronen korostaa, ettei leanissa ole yhtä oikeaa tapaa ja kannustaa kokeilemaan rohkeasti sen menetelmiä omalla tilalla. Alkuun pääsee opiskelemalla leania kurssilla tai lukemalla leankirjallisuutta.

”Itseltään voi kysyä, mikä tai kuka on tilan asiakas? Mitä arvoa tila asiakkaalle tuottaa ja mistä asiakas on valmis maksamaan? Mitkä toiminnot tätä tukevat ja mitkä eivät?”

Kun nämä on selvittänyt itselleen, voi karsia toiminnot, jotka ovat toiminnan lopputuloksen kannalta turhia. Leanin käytön voi omalla tilalla aloittaa esimerkiksi miettimällä työt, jotka omasta mielestä vievät liikaa aikaa.

– Pura työt osiin ja mieti, onko niissä turhia vaiheita ja miten ne voisi tehdä sujuvammin.

Järjestystä toimintaan

Maatalousyrityksessä leanajattelun tyypillisimmät menetelmät ovat hukan poistaminen, 5S sekä visuaaliset tiedonkulun menetelmät. Hukka on ylimääräistä lopputuloksen kannalta turhaa työtä.

5S on yksi leanin keskeisimmistä menetelmistä, jonka avulla fyysisestä työympäristöstä tehdään mahdollisimman toimiva. Jatkuvasti ja usein tarvittavat asiat ovat käden ulottuvilla, harvemmin tarvittavat vaikka viereisessä varastossa. Esimerkiksi tilan toimistosta viedään pois sinne kuulumattomat tavarat, järjestellään jäljelle jäävät, siivotaan, luodaan tapa pitää tavarat järjestyksessä ja ylläpidetään järjestys.

– Se on helppo ja konkreettinen keino aloittaa ja saada nopeasti näkyvää aikaan, Suuronen sanoo.

Hän lupaa menetelmän säästävän turhalta työltä, kun tavaroita ei tarvitse etsiä. Mahdolliset viat ja virheet huomataan nopeasti eikä ongelma pääse paisumaan. Siisti ympäristö on myös turvallisempi ja lisää työviihtyvyyttä.

– Kun jokin asia päätetään muuttaa, kannattaa muutettavasta asiasta, aikataulusta ja työn tekijästä kannattaa tehdä selkeä päätös, jotta asia tulee hoidetuksi määräaikaan mennessä. Tämä kannattaa ottaa toimintatavaksi heti alussa, jolloin se tuo tekemiseen ryhtiä eikä päätös jää roikkumaan ilmaan, Suuronen muistuttaa.

Tiedonkulun visualisoinnin eli näkyväksi tekemisen menetelmistä on monilla tiloilla jo otettu käyttöön valkotaulu tilan toimistossa tai tuotantotiloissa. Taululle kirjataan tehtävät, niiden tekijät ja määräpäivät. Asioiden etenemisen kuvaamiseen voi käyttää eri värejä.

Osa ihmisistä toteuttaa elämässään leanin oppeja tietämättään. Jos kahdella tilalla on samat resurssit, joilla toinen tekee parempaa tulosta, suuntaavat he ne paremmin tuottavaan toimintaan. Leania ovat myös pienet arkea helpottavat ratkaisut, esimerkiksi päivittäin käytettäväksi mitaksi hankitaan juuri määrän mittainen astia tai porttiin kiinnitysratkaisu, jota ei voi laittaa kiinni väärin.

Ajatustyöllä alkuun

Leanin keskiössä on jatkuvan parantamisen ajatus, jolloin toimintaa saadaan vähitellen sujuvammaksi.

– On vaikea sanoa, miten paljon lean voi parantaa tuotantoa. Leanin näkökulmasta maatila ei ole koskaan valmis, vaan aina on mahdollista kehittyä edelleen. Mutta jos toiminta on sujuvampaa ja tuottavampaa, ehtii enemmän ja aikaa jää muuhunkin. Sujuvuus vaikuttaa myös työhyvinvointiin, Suuronen miettii.

Lean ei läheskään aina vaadi investointeja. Enemmänkin tarvitaan aikaa leanin opiskeluun sekä omien toimintojen pohtimiseen ja muutoksen suunnitteluun.

– Jos päivittäisen toiminnan pyörittämisessä on koko ajan kiire, eikä pysähdytä miettimään, jatkaa neliskulmaisilla renkailla pyöreiden sijaan, Suuronen vertaa.

Tärkeintä on Suurosen mukaan yrittäjän oma kiinnostus tehdä ja kokeilla, sekä kyky ottaa muut mukaan kehittämiseen. Onnistuakseen yrittäjä tarvitsee myös muut tilalla työskentelevät mukaan.

– Yleensä kaikki saa hyvin mukaan, kun kyse on oman työn kehittämisestä. Se motivoi ihmistä.

Lean säästää työaikaa, kun turhaa työtä, odottelua, työvälineiden etsimiseen kuluvaa aikaa jää pois ja arjen tekemiset ovat sujuvampia. Kun työn tuottavuus paranee, samat työt saa hoidettua vähemmällä.

Useiden tekijöiden tilalla lean auttaa pitämään työn ja lopputuotteen tasalaatuisena, kun kaikki tekevät työn samalla tavalla.

Lean selkeytti toimintaa

Perunatilalla ja ratsastustallilla lean on tehnyt toiminnasta sujuvampaa ja karsinut turhia askelia.

Kalajokisella Penttilän perunatilalla leanin oppeja on hyödynnetty pakkaamon toiminnan tehostamisessa. Helmi Penttilä kiinnostui leanista opiskellessaan agrologiksi Oulun ammattikorkeakoulussa.

– Opettaja suositteli leania kesäopinnoiksi ja otin kurssin Savonia-ammattikorkeakoulun kesätarjonnasta. Lean vaikutti kiinnostavalta, sillä perheyritystä oli jo pitkään kehitetty samankaltaisilla periaatteilla. Tilan toiminnassa pyritään tehokkaaseen, siistiin ja järjestelmälliseen toimintaan.

Ensimmäisen lean-johdantokurssin pieni harjoitustyö omalle tilalle alku leanin käytölle. Kurssin jälkeen tuotantotilojen tavaroille ja toiminnoille mietittiin sopivia paikkoja; mitä tarvitaan ja missä.

– Lean näkyy meillä eniten siinä, että toimintoja on siirretty omiin pisteisiinsä, joista kaikki tarvittava löytyy. Esimerkiksi metallitöille, rasvaukselle ja öljyille on omat selkeät paikkansa. Työympäristö selkiytyy, kun turhia tavaroita ei ole säilytettävänä ja kaikille tavaroille on omat selkeät paikkansa.

Logistiikkaa tilalla on mietitty siten, että siirtymät joka työvaiheessa olisivat mahdollisimman lyhyitä ja turha etsiminen jäisi pois.

– Nämä ovat meille tärkeimmät leanin välineet, yleisiä ja helppoja toteuttaa. Kaikkien tilojen on helppo lähestyä leania juuri järjestämällä kaikille tavaroille oma paikkansa sinne, missä niitä käytetään.

Viljely on Penttilän tilalla hiottu jo varsin tehokkaaksi, mutta Helmi Penttilä uskoo täsmäviljelyn työkaluista olevan saatavissa vielä apua tiedon siirtoon ja kirjaamiseen.

Leania on viljelyssä esimerkiksi se, että tila vuokraa perunan istutuskaudeksi kurottajan, jolla istutuskone täytetään pellolla tilakeskuksessa käynnin sijaan. Tai se, että traktorissa on perustyökalut eikä niiden vuoksi tarvitse lähteä takaisin konehallille.

– Olen huomannut, että oman ajattelun kehittyneen siten, että ajattelen asioita automaattisesti leanin kautta.
Arkisten töiden sujuvuus ja toiminnan organisointi olivat myös Rautalammin ratsastuskeskuksen yrittäjän Tiina Vainikaisen kannustimet leanin hyödyntämiseen.

– Halusin tallin toiminnasta organisoitua ja leanista sain siihen työkaluja. Töitä ja ohjeistusta on kehitetty niin, että kaikki jatkuisi ennallaan ilman minuakin. Ja koko ajan tarkastelemme, miten toiminnan saisi vielä sujuvammaksi.

Leanin avulla tallin palveluita on kehitetty asiakasta ajatellen ja kokonaisuutta on rakennettu siten, että toiminnot ohjeistuksineen ovat helposti löydettävissä ja sisäistettävissä, minkä myötä kaikki toimivat tallilla samalla tavalla. Asiakkailta selkeät ohjeet ovatkin saaneet kiitosta.

– Investoinnit ovat olleet kaksi valkotaulua, tussit ja eri värisiä teippejä, niillä pärjätään. Ja koko henkilökunta on mukana toiminnan kehittämisessä.

Organisoitu toiminta tallilla parantaa turvallisuutta, mitä Vainikainen pitää yhtenä tärkeimmistä hyödyistä.

Kirjoittaja:
Eeva-Kaisa Pulkka

Teksti on julkaistu aiemmin Maatilan Pellervon numerossa 8/22.