Monissa organisaatioissa etätyön tekeminen on ollut mahdollista jo pidemmän aikaa. Viimeistään koronaviruspandemia sai aikaan valtavan etätyön määrän kasvamisen, ja sen myötä etäympäristössä työskentelystä on tullut yhä useammassa organisaatiossa uusi normaali.

Vaikka etätyö on tullut osaksi arkea ja työntekijät ovat tottuneet toimimaan etäympäristössä, on ihminen jo vuosisatojen ajan tottunut kasvokkain tapahtuvaan viestintään ja uusien toimintatapojen omaksuminen voi viedä aikaa. Organisaatioissa olisi syytä pysähtyä tarkastelemaan, toimiiko etäjohtaminen toivotulla tavalla ja kuinka sitä voisi parantaa.

Vuorovaikutus vaatii vaivannäköä

Etätyössä vuorovaikutus ja sen ylläpitäminen voi osoittautua yllättävän haasteelliseksi. Riskinä onkin, että koko tiimin keskeinen vuorovaikutus heikkenee. Kun ihmisiltä viedään pois kasvokkaisissa kanssakohtaamisissa hyödynnettävät eleet, ilmeet sekä spontaanit kahvihuoneessa tapahtuvat kuulumisten vaihdot, tulee vuorovaikutuksen ylläpitämiseksi nähdä erityistä vaivaa. Kun vuorovaikutus ei tapahdukaan omalla painolla, voi pieneltä tuntuvista asioista kertoakseen kirjoittaa kollegalle tai esihenkilölle chatissa viestin tai jopa soittaa. Vuorovaikutuksen määrä on myös väistämättä yhteydessä luottamuksen rakentumiseen.

Vuorovaikutuksen vähäisyys voi vaikuttaa moneen asiaan. Se voi esimerkiksi aiheuttaa tiimin keskeistä epäluottamusta, esihenkilötyön tasalaatuisuus voi kärsiä ja työntekijöiden jaksamisen havainnointi voi vaikeutua. Esihenkilön voi olla vaikeaa havainnoida riittävän tarkasti tiimissä vallitsevaa tunnelmaa ja riskinä on, että yhteydenpito tiimin jäseniin ei ole tasaista.

Esihenkilö voi edistää vuorovaikutusta omassa tiimissä eri tavoin. Työasioihin painottuvien palavereiden lisäksi esihenkilöiden on tärkeää mahdollistaa vapaamuotoisempi vuorovaikutus, esimerkiksi luomalla alusta vapaamuotoisempaan viestintään sekä järjestämällä etälounaita ja -kahvitaukoja, jolloin voidaan keskustella muistakin kuin työasioista. Kun tiimi ei ole kasvokkain samassa tilassa, on syytä suosia rohkeasti kameroiden ja mikkien auki pitämistä, jolloin eleet, ilmeet ja naurahdukset rikastuttavat keskustelua.

On kuitenkin syytä muistaa, että kaikille etäympäristö ei ole välttämättä luontainen ympäristö viestimiseen. Osa tiimin jäsenistä voi olla etäympäristössä aktiivisempia kuin toiset, jolloin riskinä on se, että hiljaisemmat yksilöt eivät välttämättä tule huomatuksi. Tästä syystä esihenkilöiden tulee panostaa säännölliseen yhteydenpitoon myös kahdenkeskeisesti. Olennaisinta on, että kaikki tiimin jäsenet kokevat tulevansa huomioiduksi säännöllisesti muulloinkin kuin vain pakollisten kehityskeskusteluiden ja yhteisten tiimipalavereiden yhteydessä.

Organisaation tuen merkitys

Organisaatiossa voidaan tehdä eri asioita paremman etäjohtamisen kehittämiseksi. Ensinnäkin on suositeltavaa selvittää, millainen etäjohtamisen taso on tällä hetkellä ja kuunnella esihenkilöiden sekä työntekijöiden toiveita ja työssä mahdollisesti kohdattuja haasteita. Vaikka johdon tulee tehdä selväksi millaista esihenkilötyötä organisaatiossa halutaan toteuttaa, on myös tärkeää kuunnella mitä esihenkilöt kaipaavat johdolta voidakseen tehdä työnsä paremmin. On syytä tarkastella myös kriittisesti sitä, millä tavoin organisaation johtamisen periaatteet soveltuvat etä- ja hybridiympäristöön.

Myös esihenkilöt tarvitsevat vertaistukea, säännöllistä koulutusta ja mahdollisuuksia laajentaa omaa osaamista. Organisaatioissa on tärkeää panostaa esihenkilöiden etäjohtamistaitojen parantamiseen, kuten tietoteknisiin valmiuksiin ja virtuaalifasilitoinnin taitoihin etäpalavereiden monipuolistamiseksi. Jotta etätyöstä saa hyödynnettyä sen koko potentiaalin, tarvitaan enemmän koulutusta, parempia välineitä vuorovaikutukseen sekä valmiuksia näiden välineiden hyödyntämiseen – nämä ovat asioita, joissa organisaation tulee tukea esihenkilöiden lisäksi myös muutakin henkilöstöä.

Etäjohtajana kehittyminen

Ei ole olemassa yhtä oikeaa tapaa toimia etäjohtajana. Etätyö ei ole muuttanut esihenkilötyöhön kuuluvia vastuita, mutta etätyö on tuonut joitain erityispiirteitä siihen, miten työtä tehdään. Etenkin etäjohtajalle tärkeiksi taidoiksi mielletään hyvät vuorovaikutus- ja ihmissuhdetaidot. Vaikka riittävä vuorovaikutus on avainasemassa, toimii etäjohtamisessa pääosin samat keinot kuin muussakin esihenkilötyössä. Etäympäristössä jotkin asiat vain painottuvat eri tavoin kuin lähiympäristössä. Esimerkiksi viestinnän määrään ja vuorovaikutustilanteiden luomiseen tulee panostaa huomattavasti enemmän etäympäristössä. Viestintä ja yhteydenpito tapahtuu pääsääntöisesti puhelimitse, sähköpostitse tai chatin kautta, joten myös teknisten taitojen tärkeys korostuu.

Lähiympäristössä esihenkilön on helpompaa aistia tunnelma sekä kysellä kuulumisia ohimennen, kun taas etäympäristössä nämä asiat vaativat esihenkilöltä erityistä vaivannäköä, sillä tunnelma ei välttämättä välity sähköisten kommunikaatiotyökalujen avulla samalla tavalla. Säännölliset tapaamiset ovat tärkeitä myös lähiympäristössä, mutta etäympäristössä esihenkilön tulee olla entistä enemmän aistit avoimena. Etäjohtajana kehittymiseen tarvitaan organisaation tukea ja panostusta, mutta etäjohtamiseen liittyvää osaamista on mahdollista syventää myös omatoimisesti esimerkiksi kirjallisuuden ja internetistä löytyvien materiaalien avulla.

Lähteet:

Bergum, Svein 2009. Management of teleworkers: managerial communication and distance. Väitöskirja. Turku School of Economics.

Evans-Greenwood, Peter, Stockdale, Rosemary & Patston, Tim 2021. The digital-ready workplace. Deloitte Insights. Verkkojulkaisu. https://www2.deloitte.com/us/en/insights/focus/technology-and-the-future-of-work/supercharging-teams-in-the-digital-workplace.html

Kirjoittajat:

Jatta Kuronen

Harri Virolainen, lehtori, Savonia-ammattikorkeakoulu