Kehittämishankkeessa tekeminen lähtee alkukartoituksesta. Alkukartoituksessa selviää muun muassa vastaavatko yrityksen halut todellisia tarpeita. Lisäksi alkukartoituksessa tunnistetaan priorisoitavat toimenpiteet (kuva 1). Tästä esimerkkinä voidaan nostaa datan kerääminen, joka ei ole itseisarvo, vaan se tulee asettaa yritystoiminnan mittareiden perusteella (kuva 2).
- Tarkastellaan, onko käytetty mittaristo kunnossa.
- Mietitään, onko haluttu data oikeanlaista tai tarpeellista.
- Toisiko toisenlainen data enemmän hyötyjä johtamiseen tai päivittäiseen tekemiseen?
DiVa-hankkeessa alkukartoituksissa ja tapaamisissa on korostunut hyvä valmistautuminen, johon on osallistunut koko tiimi. Myös yritykset ovat lähteneet kehittämistyöhön avoimin mielin ja toiminnan nykytilannetta on osattu avata kattavasti. Tarpeen tarkempi määritys on tärkeää, koska sen avulla voidaan löytää todellisia kipupisteitä. Joskus kehitysprojektin aihe voi vaihtua, koska jatkokysymyksillä tunnistetaan ongelman juurisyy. Toisinaan yritys ei ole tunnistanut kehitystarvetta, tai sen tärkeyttä, ja / tai sen kehittämiseen ei ole ollut osaamista. Tässä korostuu hyvien jatkokysymyksien, yritysvierailujen, selvitysten ja monipuolisen tiimin merkitys, jotta juurisyyt löydetään yhdessä yrityksen kanssa.
Olennaista on, että tunnistettuihin ongelmiin saadaan konkreettinen ratkaisu jonkin väylän kautta, tarpeen vaatiessa ohjaamalla yritykset oikealle luukulle. Esimerkiksi DiVa-hankkeessa ei ole tarkoitus toteuttaa varsinaisia koulutuksia, joten olemme ohjanneet koulutustarpeet koulutushankkeille, kuten TUO- ja UpTech-hankkeille. Koulutushankkeet kehittävät koulutuksia yritystarpeisiin. Olennaista on, että asiakas saa apua yhdeltä ”luukulta” ja valmistelussa koordinoidaan muiden hankkeiden kanssa roolit, vierailut, tehtävät ja yhteydenotot, jotta yrityksille kehittäminen olisi vaivatonta ja helposti lähestyttävää.
Vierailun aikana jaetaan tietoa ja viestitään
DIVA-hankkeen tarkoituksena on tuoda digitalisaation ja IoT:n käsitteitä lähemmäksi yrityksen jokapäiväistä toimintaa, ja sitä kautta edesauttaa toiminnan hyötysuhteen paranemista mm. tehostamalla nykyisiä prosesseja, tai jopa luomalla kokonaan uusia liiketoimintamahdollisuuksia.
Käytännössä digitalisaatiota on tarkoitus jalkauttaa päivittäiseen toimintaan pienellä kynnyksellä, portaittaisella lähestymistavalla ja pilotointien avulla. Yrityksille arvoa tuodaan konkreettisten haasteiden taklaamisella ja tämän toiminnan näkyväksi tekemisellä esimerkiksi julkaisujen avulla (kuva 1).
Julkaisutoiminnan tarkoituksena on esitellä havaittuja ongelmia ja niihin löydettyjä, konkreettisia ratkaisuja, eri formaattien kautta. DIVA rakentaa polkuja muihin hankkeisiin ja hyödyntää niissä tehtyä tutkimusta ja työtä. Yhteistyön tarkoituksena on muun muassa antaa runsaammat ”työkalut” yritysten suuntaan.
Tekeminen pähkinänkuoressa on:
• Kehittäminen on porrastettu vaiheisiin
• Alkuvaiheen rajaus tärkeää -> ei sotketa yritysten perustekemistä, vaan tuetaan sitä
• Konkretia on tärkein asia hankkeessa -> toiminnan suunnittelu ja konkreettiset tulokset
• Tulokset saatetaan myös hankkeen ulkopuolisten yritysten tietoisuuteen -> julkaisutoiminta
Mitä tämä tarkoittaa käytännössä esimerkiksi datan keräämisen näkökulmasta:
Nykytilan selvittäminen
Ominaista digitalisaation kehittämisessä ovat erilaiset nopeat selvitykset, kokeilut ja pyrähdykset. Tekemistä voidaan sanoa strategiasprinteiksi, joilla on ominaista tietyn strategian haasteen tai ongelman ratkaiseminen suhteellisen nopeassa ajassa ja ratkaisun kokeilemista välittömästi käytännössä. Digiaikaan poikkifunktionaalinen työryhmä työskentely voi tuottaa nopealla aikataululla ratkaisuvaihtoehtoja tärkeisiin kysymyksiin ja työskentelytapa vapauttaa ihmiset päivittäisistä työn rutiineista. (Hämäläinen ym. 2016, 197)
Kokonaisarkkitehtuuri on yksi työkalu kokonaisuuden hahmottamisessa, ja siitä on käytetty myös nimitystä ”valinnat ja periaatteet” tai ”valinnat ja linjaukset”. Kokonaisarkkitehtuuri on jaettu yleensä viiteen tai neljään tasoon. Teknologia-, järjestelmä-, tieto-, prosessiarkkitehtuuri ja liiketoiminta-arkkitehtuuri. Ero viidessä ja neljässä on, että pidetäänkö prosessiarkkitehtuuria osana liiketoiminta-arkkitehtuuria. (Myllymäki, 2017, 63-64) Nykytilaa esittävä kokonaisarkkitehtuurin kuvaus toimii kuin muistilista kokonaisuuteen liittyvistä olennaisista osista. Sen avulla voidaan tunnistaa yrityksen kipupisteitä ja osien välistä suhteiden avulla analysoida ongelmien syitä. (Myllymäki, 2017, 64).
Kokonaisarkkitehtuuri tarjoaa oivan työkalun, kun pyritään löytämään kehittämistoiminnan sokeita pisteitä, esimerkiksi ERP ja myyntityön rajapinnasta (KUVA 3). Hankkeessa laadittiin yrityksen katvealueista kokonaisarkkitehtuuri malli (kuva 3), ja katvealueen tunnistamisen jälkeen niihin on tarkoitus reagoida etsimällä tai laatimalla sitä varten oikeat työkalut. Kerromme kokonaisarkkitehtuurista erillisessä julkaisussa tarkemmin mm. myynnin ja toiminnanohjauksen katvealueiden hahmottamiseen näkökulmasta.
Kuva 3 Kokonaisarkkitehtuuri esimerkki. Ari Tanskanen
Seuraava juttu käsittelee työntekijöiden merkitystä kehittämisessä ja kuinka hankkeessa on huomioitu yritysten työntekijät muutoksen jalkauttajina.
Kirjoittajat: Ari Tanskanen, Henri Juntunen ja Jari Lipponen, Savonia-ammattikorkeakoulu
