Lähivuosina työelämästä on siirtymässä eläkkeelle useita työntekijöitä. Eläköitymisen myötä kokeneiden työntekijöiden arvokasta tietoa ja taitoa voi hävitä. Erityisesti jos työntekijöiden hiljaista tietoa ei ajoissa tunnisteta ja jaeta. Hiljaisen tiedon tiedostamiseen, tunnistamiseen ja jakamiseen tulee panostaa työyhteisössä. Tällöin varmistetaan työyhteisölle merkittävä tiedon ja osaamisen säilyminen.

Organisaatiossa tuleekin kiinnittää huomiota hiljaisen tiedon johtamiseen ja kehittää toimintaa hiljaisen tiedon jakamista tukevaksi. Myös työntekijöiden tulee tiedostaa hiljaisen tiedon merkitys sekä jakaa omaa osaamistaan ja tietoa.

Mitä on hiljainen tieto?

Filosofi Michael Polanyin (1966) mukaan kokonaan näkyvää tietoa ei ole, vaan kaikki perustuu hiljaiseen tietoon tai on hiljaista tietoa. Hiljaisen tiedon määritelmänä pidetään Polanyin ajatusta, että ihminen tietää enemmän kuin pystyy kertomaan tai kuvaamaan. Hiljainen tieto on sanatonta ja määrittelemätöntä tietoa. Ihmisillä onkin paljon tietoa, jota ei osata ilmaista, mutta joka näkyy toiminnassa erilaisina käytäntöinä, tapoina sekä rutiineina eli hiljaisena tietona. (Nonaka & Takeuchi 1995; Moilanen 2005; Virtainlahti 2009.)

Hiljainen tieto siis tarkoittaa tietoja, taitoja sekä kykyjä, jotka yksilö saa kokemuksen kautta. Ne ohjaavat toimintaamme. Hiljainen tieto on henkilökohtaista sisältäen henkilökohtaisia käsityksiä, näkemyksiä, aavistuksia ja intuitiota. Hiljainen tieto on juurtunut syvälle yksilön toimintaan, arvoihin, tunteisiin ja ihanteisiin. Se liitetään asiantuntijuuteen, tietämykseen sekä kokemukseen, ja perustuu käytännön toimissa osaamisena sisältäen tietoa ja kokemuksia. Hiljainen tieto on välttämätöntä ja sen avulla sekä käsitellään että kehitetään näkyvää tietoa. (Nonaka & Takeuchi 1995; Moilanen 2005; Virtainlahti 2009.)

Hiljainen tieto helpottaa työn tekemistä

Pitkään työtä tehnyt, ammattilaiseksi kehittynyt työntekijä on organisaatiolleen arvokas. Organisaation ja työyhteisön menestymisen takaavat osaavat työntekijät. Työntekijöille on kertynyt taitoa, tietoa sekä hiljaista tietoa. He tietävät mitä, miten, miksi ja kenen kanssa työtä tehdään. Syntyneen hiljaisen tiedon avulla kyetään helpommin toimimaan työssä, selviydytään sujuvasti työtehtävistä, toimitaan tehokkaasti, opitaan uusia asioita ja osataan reagoida ongelmiin. Hiljaisen tiedon avulla työssä pystytään välttämään virheitä, tekemään oikeita ratkaisuja sekä myös luomaan uutta tietoa ja uusia käytäntöjä. (Virtainlahti 2009; Kiviranta 2010.)

Hiljaisen tiedon jakamisen avulla opitaan hyviä käytäntöjä ja parhaita toimintamalleja, jolloin kaikkea ei tarvitse opetella kantapään kautta. Hiljaista tietoa voidaan mieltää myös vaistoksi tai intuitioksi. Työntekijöiden osaaminen, taidot, tiedot sekä hiljainen tieto tulee saada työyhteisön yhteiseen käyttöön ja toiminnan jatkumisen kannalta on huomioitava olennaisen osaamisen sekä tiedon säilyminen. (Virtainlahti 2009; Kiviranta 2010.)

Hiljainen tieto käytännön työssä

Työyhteisössä on huolestuttavaa, jos jokin taito tai tieto on muutamalla tai jopa vain yhdellä työntekijällä. Tärkeää hiljaista tietoa voidaan menettää henkilöstövaihtuvuuden ja varsinkin työntekijöiden eläköitymisen myötä. Hiljaisen tiedon menetys voi olla toimintaa heikentävä tekijä hidastaen tai vaikeuttaen työtä. Siten työntekijöiden tietoperäistä sekä kokemuksellista hiljaista tietoa tulee suunnitelmallisesti siirtää työyhteisössä. Hiljaisen tiedon siirtämisessä haasteena on sen tunnistaminen ja tunnustaminen sekä hiljaisen tiedon jakaminen aktiivisesti eteenpäin.

Päivi Asikaisen (2022) Bioanalytiikan kliinisen asiantuntijan YAMK- opinnäytetyössä selvitettiin laboratoriohoitajien näkemyksiä hiljaisesta tiedosta sekä sen jakamisesta ja jakamisen haasteista. Työn tavoitteena oli tuottaa uutta tietoa aiheesta ja hyödyntää saatua tutkimustietoa kehitettäessä hiljaisen tiedon jakamista. Opinnäytetyö toteutettiin kvalitatiivisena tutkimuksena. Tutkimukseen osallistui yhden HUS Diagnostiikkakeskuksen kliinisen kemian laboratorion seitsemän laboratoriohoitajaa ja aineistonkeruu suoritettiin yksilöhaastatteluina.

Asikaisen (2022) tutkimuksen mukaan hiljainen tieto on yksilöllistä tietoa ja pitkän työkokemuksen sekä käytännön mukana syntynyttä tietoa. Hiljaista tietoa syntyy laboratoriotyössä usein ongelmatilanteiden myötä virheiden ja erehdysten kautta. Laboratoriohoitajilla hiljaista tietoa sisältävät harjaantuneet taidot, kuten kädentaidot tai näppituntuma. Hiljaista tietoa esiintyy erityisesti työtä helpottavissa nikseissä. Hiljaisen tiedon avulla työn tekeminen koetaan helpommaksi, nopeammaksi ja sujuvammaksi. Työn sujuvuuteen liitetään myös tilanneherkkyys ja tilannetaju, jolloin hiljainen tieto auttaa työtilanteiden ennakoinnissa, työn priorisoinnissa ja sosiaalisissa kontakteissa. Hiljainen tieto auttaa myös ehkäisemään uusien ongelmien esiintymistä työssä ja se helpottaa ongelmien ratkaisua.

Kaikkien työntekijöiden tulee jakaa omaa hiljaista tietoaan

Hiljaisen tiedon jakaminen on erittäin tärkeää ja välttämätöntä. Tiedon jakamiseen on useita tapoja. Yleisimmin sitä jaetaan työn ohessa yhteistyötä tekemällä, jakamalla kokemuksia ja vinkkejä, neuvomalla sekä selvittämällä yhdessä ongelmia. Pari- ja tiimityöskentely edesauttaa hiljaisen tiedon jakamista, ja hiljaista tietoa saadaan myös toisten työtä seuraamalla.

Työyhteisön ilmapiirillä on suuri merkitys hiljaisen tiedon jakamisessa. Hyväksyvässä, avoimessa ja vuorovaikutteisessa sekä kaikkia työntekijöitä kunnioittavassa ilmapiirissä hiljainen tieto on koko työyhteisön yhteinen voimavara. Henkilökemioiden toimimattomuus, erilaiset persoonallisuuspiirteet tai kilpailuhenki eivät saa olla esteenä hiljaisen tiedon jakamisessa. Hiljaisen tiedon jakamisen esteenä ei myöskään saa olla pelko oman aseman menetyksestä tai toisen työntekijän aseman vahvistumisesta. Jaettu hiljainen tieto tuleekin nähdä yhteisenä etuna.

Työyhteisössä on tärkeää siirtää hiljaista tietoa kokeneilta työntekijöiltä uudemmille työntekijöille

Hiljaisen tiedon siirtäminen alkaa jo uuden työntekijän perehdytyksessä. Virtainlahden (2009) mukaan oman hiljaisen tiedon tunnistava perehdyttäjä voi välittää perehdytettävälle työtehtävään sekä organisaatioon liittyvää hiljaista tietoa. Uudelle työntekijälle voidaan jo perehdyttämisvaiheessa luoda halu hiljaisen tiedon jakamiskulttuuriin. Asikaisen (2022) opinnäytetyössä nousi esiin, että vain harva laboratoriohoitaja toi esiin perehdytyksen hyvänä hiljaisen tiedon jakamisen keinona. Tutkimuksessa todettiin hiljaisen tiedon jakamisen ja varsinkin sen sisäistämisen olevan hankalaa perehdytyksessä. Perehdytyksessä annetaan niin paljon uutta tietoa, että perehdytettävä ei ole vielä valmis omaksumaan hiljaista tietoa.

Työyhteisöissä tuleekin pyrkiä jakamaan tietoisesti hiljaista tietoa jo perehdytyksen aikana. Eräs hyvä tiedon jakamisen keino on esimerkiksi mentorointi. Mentoroinnin myötä voidaan jakaa kokeneiden työntekijöiden hiljaista tietoa. Parhaimmillaan mentoroinnissa myös saadaan esiin ja voidaan vastavuoroisesti hyödyntää uusien työntekijöiden ajatuksia, näkökulmia ja osaamista (Kupias & Salo 2014). Mentoroinnin avulla saadaan siirrettyä osaamista, tietotaitoa sekä hiljaista tietoa eteenpäin kokeneemmilta asiantuntijoilta uusille työntekijöille. Samalla tuetaan uusien työntekijöiden ammatillista kasvua sekä varmistetaan työyhteisölle merkittävän hiljaisen tiedon ja osaamisen säilyminen.

Kirjoittajat:

Päivi Asikainen, bioanalyytikko kliininen asiantuntija (YAMK) -opiskelija, bioanalytiikan kliinisen asiantuntijan tutkinto-ohjelma
Minna Hoffrén, FT, lehtori, Savonia-ammattikorkeakoulu, Master School

Lähteet:

Asikainen, Päivi 2022. Laboratoriohoitajan hiljainen tieto – Tiedämme enemmän kuin pystymme kertomaan

Kiviranta, Raili 2010. Onnistu eri-ikäisten johtamisessa. Helsinki: WSOYpro Oy.

Kupias, Päivi & Salo, Matti 2014. Mentorointi 4.0. Helsinki: Talentum.

Moilanen, Raili 2005. Ikäjohtamisen taustateoriat. Teoksessa Moilanen, Raili, Tasala, Markku & Virtainlahti, Sanna. Hiljainen tieto näkyväksi. Helsinki: Edita

Nonaka, Ikujiro & Takeuchi, Hirotaka 1995. The Knowledge-Creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. New York: Oxford University Press.

Polanyi, Michael 1966. The tacit dimension. Garden City, New York: Doubleday & Company.

Virtainlahti, Sanna 2009. Hiljaisen tietämyksen johtaminen. Helsinki: Talentum