Työelämän monimuotoistuminen, ympäristössämme tapahtuvat muutokset tai esimerkiksi hallinnollisiin palvelurakenneuudistuksiin liittyvät muutokset haastavat pohtimaan johtamista ja viestintää uudella tavalla. Voimme työskennellä hajautettuna erilaisissa tiimeissä, etätyössä, täysin virtuaalisena tai vaikkapa hybridinä. Perinteisen kasvotusten tapahtuvan viestinnän ja vuorovaikutuksen rinnalle on tullut erilaisten teknologisten laitteiden ja välineiden avulla tapahtuvaa etäviestintää ja vuorovaikutusta. Teknologian kehittyessä myös viestintään käytettävien välineiden ja kanavien valikoima kasvaa ja niiden käytöstä viestinnässä on hyvä sopia.

Viestinnällä ja sen onnistumisella on keskeinen merkitys työyhteisössä työn sujumiseen, työn tavoitteiden saavuttamiseen, työhön sitoutumiseen ja työhyvinvointiin. Työyhteisössä jokaisella tulee olla mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa omaan työhönsä ja työyhteisönsä asioihin. Aktiivisella vuorovaikutuksella ja vuorovaikutusmahdollisuuksilla on viestinnän onnistumisessa tärkeä roolinsa. Aktiivinen, avoin ja säännöllinen vuorovaikutus puolestaan ylläpitää luottamusta työyhteisössä. Hajautetussa työssä viestintä ja vuorovaikutus tapahtuu pääosin teknologialaitteiden välityksellä. Verkkovälitteiseen viestintään ja vuorovaikutukseen onkin hyvä sopia yhdessä työntekijöiden kanssa yhteisesti ymmärretyt ja sovitut viestinnän toimintamallit ja tavat.

Hajautetun työn erityispiirteet on hyvä huomioida johtamisen ja viestinnän kehittämisessä

Hajautettuna työskentelevät työntekijät ovat usein hyvin oma-aloitteisia, itseohjautuvia ja huolehtivat omasta osaamisestaan. Työyhteisössä jaetaan tietoa, apua ja neuvoja jäsenten kesken. Pikkuasioissa ei esihenkilöön oteta yhteyttä, vaan asioita ratkotaan työyhteisössä itsenäisesti keskenään.

Kuitenkin hajautettuna työskentelevien työntekijöiden etäisyys esihenkilöistä ja myös muista työntekijöistä muodostaa haasteen. Esimerkiksi työn luonne hammashoitoloissa tiiviine aikatauluineen ja parityöskentelyineen ei mahdollista kovinkaan vapaata ja spontaania vuorovaikutusta etäällä työskentelevän esihenkilön kanssa. Siksi hajautettuna työskentelevät työntekijät saattavatkin helposti jäädä vähemmälle huomiolle kuin työntekijät, jotka työskentelevät fyysisesti esihenkilöidensä kanssa samoissa työtiloissa.

Kyselytutkimus hajautettuna toimivalle henkilöstölle

Rasilaisen (2023) opinnäytetyössä tutkittiin kuuden hajautettuna toimivan hammashoitolan henkilökunnan näkemyksiä suun terveydenhuollon viestinnän nykytilasta. Työssä myös selvitettiin heidän valmiuksiaan sekä osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksiaan etäviestintään. Tutkimuksen tavoitteena oli löytää viestinnän kehittämiskohteita, joita voidaan osallistavin työskentelymenetelmin edelleen kehittää yhdessä henkilöstön kanssa etäviestintää ja etäyhteistyötä parantaen.

Tutkimuksessa kartoitettiin viestinnän osa-alueita, jotka liittyivät työyhteisön toimintaan, tavoitteisiin, tiedon saantiin, vuorovaikutukseen, luottamukseen, viestinnän kanaviin ja toimintamalleihin sekä etäjohtamiseen. Myös työntekijöiden omaa osaamista, osallisuutta ja valmiuksia etäviestintään kysyttiin sekä kartoitettiin tietoteknisiin laitteisiin ja välineisiin liittyviä tekijöitä. Tutkimus toteutettiin sähköisenä kyselytutkimuksena kuuden hajautettuna erillään esihenkilöistä toimivan hammashoitolan hammashoitajille, hammaslääkäreille ja suuhygienisteille.

Hajautettuna työskentelevien työntekijöiden oma vastuu työstään sekä työskentelyn autonomisuus korostuu

Rasilaisen (2023) tutkimuksen mukaan myös yhteisöllisyys koettiin olevan hyvällä tasolla. Vuorovaikutus ja luottamus esihenkilöiden ja hajautettuna työskentelevien kesken oli hyvää, joskin toivottiin enemmän kasvokkain tapahtuvaa ja säännöllisempää vuorovaikutusta. Puutteita koettiin kuitenkin olevan tiedonkulussa, tiedon saavutettavuudessa ja tiedon löytymisessä. Myös etäkokouksiin liittyvä vuorovaikutus ja osallistuminen koettiin puutteellisina, eikä niihin voinut kovin hyvin valmistautua etukäteen.

Suun terveydenhuollon organisaation toiminnasta ja tavoitteista olisi tutkimuksen perusteella hyvä viestiä selkeämmin ja säännöllisemmin sekä myös selkeyttää sitä, mistä tieto löytyy. Tutkimuksen mukaan etäviestintään tarvittavia teknologisia laitteita ja välineitä oli saatavilla tarpeeksi, mutta niiden käyttöön liittyvää koulutusta ja tukea tarvittaisi enemmän.

Viestinnän kehittäminen on hyvä aloittaa laatimalla organisaatiolle selkeä viestintäsuunnitelma

Tutkimuksen tulokset antoivat hyvän yleiskuvan kehittämiskohteista. Tulosten perusteella kehittämiskohteet voidaan jakaa organisaatio, työyhteisö ja yksilötason kehittämiseen. Organisaatiotason viestinnässä tulisi sopia selkeämmin esihenkilöiden ja viestinnästä vastaavien viestintävastuut ja laatia viestintään organisaation strategiaan pohjautuva viestintäsuunnitelma tavoitteineen. Kirjallisella viestintäsuunnitelmalla varmistetaan säännöllisempi ja ajantasaisempi yhdenmukainen tiedottaminen ja viestintä, joka liittyy esimerkiksi organisaation strategiaan, tavoitteisiin, henkilöstöön ja tuloksiin. Viestintäsuunnitemassa tulee kirjata auki myös viestintään liittyen yhteisten viestittävien asioiden kanavat, foorumit ja viestinnän toimintamallit.

Etäviestintään ja vuorovaikutukseen tarvitaan yhteisesti työntekijöiden kanssa sovittuja toimintamalleja ja pelisääntöjä

Organisaation yhteisten viestintälinjausten sopimisen jälkeen viestinnän kehittäminen jatkuu hajautettuna työskentelevän henkilöstön kanssa. Etäviestintään on sovittava yhdessä henkilöstön kanssa keskustellen etäkokouksiin liittyvät käytänteet. Ennen kokousta esihenkilön on valmisteltava kokous hyvin asialistoineen, vastuuhenkilöineen ja toimitettava kokouksen materiaali jo hyvissä ajoin ennen kokousta. Kokouksen aikana tapahtuva vuorovaikutuksen ja osallistumisen käytännöt on sovittava henkilöstön kanssa. Kokouksen jälkeen osallistujille on oltava selvää, mistä muistiot ja muu materiaali löytyvät.

Myös viestinnän kanavat ja niiden sisällöt tulee käydä yhdessä keskustellen henkilöstön kanssa läpi ja nekin kirjata. Hajautettuna työskentelevät työntekijät kannattaa ottaa mukaan jo uusien toimintamallien suunnitteluvaiheessa. Eklund (2021) kiteyttää, että yhteisten pelisääntöjen sisällöllä ei niiden noudattamiseen ole niin suurta merkitystä kuin sillä, miten niiden luomiseen on voinut osallistua.

Hajautetun työn johtamiseen ja onnistuneeseen etäyhteistyöhön tarvitaan riittäviä resursseja

Etäyhteistyössä on hyvä kiinnittää huomiota lisäksi esihenkilön ja hänen työntekijöidensä vuorovaikutuksen ja yhteydenpidon säännöllisyyteen. Esihenkilön fyysisiä läsnäolopäiviä pidettiin tutkimuksessa tärkeinä, jo senkin vuoksi, että ne mahdollistavat helpomman keskustelun epäselvistä asioista, puhumattakaan palautteen antamisesta.

Hajautetun työn johtaminen on usein melko haasteellista etäisyyksien, resurssien puutteen ja esihenkilöiden usein melko sirpaleisen työnkuvan vuoksi. Viestinnän kehittämisellä voidaan kuitenkin parantaa hajautettuna toimivien työntekijöiden osallisuuden ja vaikuttamisen mahdollisuuksia sekä omaan työhön että koko organisaation toimintaan. Tällä on puolestaan vaikutusta työhyvinvointiin ja motivaatioon. Esihenkilöiden työtehtävissä tuleekin kiinnittää huomiota, että hajautetun työn johtamiselle jää tarpeeksi aikaa.

Kirjoittajat :
Marjut Rasilainen, suuhygienisti (YAMK) -opiskelija, Sosiaali- ja terveysalan kehittämisen ja johtamisen tutkinto-ohjelma, Savonia-ammattikorkeakoulu 
Minna Hoffrén, FT, lehtori, Savonia-ammattikorkeakoulu, Master school 

Lähteet:
Eklund, Annina 2021. Osaamiskartta osaamisen kehittäminen työelämässä. 1.painos. Helsinki: Grano Oy.
Rasilainen, Marjut 2023. Osallistavan työyhteisöviestinnän kehittäminen hajautetussa organisaatiossa suun terveydenhuollossa. YAMK-opinnäytetyö, Savonia ammattikorkeakoulu.