Digitalisaatio on megatrendi, joka on mullistanut työelämää. Sen avulla voidaan kehittää työtä niin, että ihmisten mahdollisuudet keskittyä vaativampiin, monipuolisempiin ja enemmän arvoa luoviin toimintoihin ovat lisääntyneet. Digitalisaation käytön laajeneminen ja sen vaikutukset työelämään vaativat työntekijöiltä uudenlaista osaamista ja valmiuksia teknologian käyttöön. Digitalisaation kehittyessä onkin tärkeää panostaa työntekijöiden digitaaliseen osaamiseen ja siihen, että digitalisaatiota hyödynnetään laajasti eri ammateissa

Vuonna 2020 tulleen maailmanlaajuisen pandemian myötä erilaisten digityövälineiden käyttö lisääntyi ja suuri osa palkansaajista siirtyi tekemään etätyötä (Työ- ja elinkeinoministeriö 2022). Pandemian myötä monet ammattiryhmät ovat joutuneet miettimään, millaiset digityövälineet sopivat juuri kunkin ammattiryhmän tarpeisiin ja käyttöön (Häyrinen 2020). Digitaalisiin työvälineisiin kuuluvat teknologiaa hyödyntävät laitteet, sovellukset, palvelut ja erilaiset ohjelmistot.

Työvälineiden käytettävyys on tärkeä osa digityössä

Käytettävyys voidaan määritellä puhtaasti järjestelmään liittyväksi ominaisuudeksi, mutta se voidaan määritellä myös digipalvelujen käytön käyttäjäystävällisyytenä, vaivattomuutena ja tehokkuutena, sekä virheettömyyden minimoimisena digipalvelujen suunnittelussa ja kehittämisessä. Huuskon (2022) opinnäytetyössä tutkittiin digityövälineiden käytettävyyttä ja niihin liittyviä näkemyksiä. Työn tavoitteena oli lisätä tietoa työvälineiden käytettävyydestä sekä digityövälineitä käyttävien osallisuuteen vaikuttavista tekijöistä.

Opinnäytetyö liittyi Ihmiskeskeinen Digitaalinen Kunta (IDK) -hankkeeseen, joka on Kuopion kaupungin hallinnoima kolmevuotinen (1.1.2020-31.12.2022) EU-rahoitteinen hanke ja jonka osatoteuttajana toimii Savonia-ammattikorkeakoulu (Kuopion kaupunki 2022). Keväällä 2020 myös useat IDK-hankkeeseen osallistuneesta Kuopion kaupungin henkilöstöstä siirtyi tekemään etätyötä. Etätyöskentelyn haittapuolena oli noussut esiin muun muassa osallisuuden haasteet etäelämässä ja -kokouksissa. Lisäksi etätyöskentelyyn siirtyminen tarkoitti lisääntyvää tarvetta digityövälineiden käyttöön. Tähän hankkeessa vastattiin erilaisin digivälinehankinnoin. Hankkeessa on ollut käytössä digityövälineinä Miro-valkotaulu, Mentimeter-työkalu sekä Orchidea workshop –ohjelma.

Työvälineiden käyttöön tarvitaan osaamista

Huuskon (2022) opinnäytetyö oli soveltava arviointitutkimus, jossa tutkimusaineisto kerättiin sähköisenä kyselynä. Työvälineiden käytettävyyden arvioinnin kriteereinä käytettiin Nielsenin teoriaa, jossa käytettävyys perustuu viiteen peruspilariin. Näitä ovat opittavuus, tehokkuus, muistettavuus, virheettömyys ja tyytyväisyys.

Kyselyn tulosten perusteella Miro-valkotalu ja Mentimeter-työkalu olivat olleet aktiivisimmassa käytössä. Orchidea workshop –ohjelman käyttäjiä oli kyselyhetkellä ollut vain muutamia, joten arviointi perustui vain muutaman käyttäjän näkemyksiin. Tuloksissa korostui erityisesti se, että aktiivisimmassa käytössä olleet työvälineet ovat hyviä ja toimivia, mutta osaaminen työvälineiden käyttöön on vielä osittain heikkoa ja siihen tarvitaan koulutusta. Osaamisen puutteet näkyivät muun muassa hankaluuksina työtehtävien sujuvassa hoitamisessa sekä tehtyjen virheiden itsenäisessä korjaamisessa. Lisäksi ohjelmien sisäinen ohjeistus oli osin sekavaa ja siihen toivottiin selkeyttä sekä suomenkielistä opastusta.

Tulevaisuudessa osaamisen kasvu lisää rohkeutta käyttää digityövälineen mahdollistamia toimintoja ja työtehtävien hoitaminen on sujuvaa. Lisäksi virheiden tekeminen vähentyy ja mahdollisen virheen korjaaminen onnistuu itsenäisesti. Osaaminen lisää käyttäjän itseluottamusta työvälineen käytössä ja sitä kautta myös tyytyväisyyttä työvälineen käyttöön.

Muutosjohtaminen ja osaamisen johtaminen keskiössä osallisuuden toteutumisessa

Osallisuuden näkökulmasta erityisesti Mentimeter-työkalu koettiin toimivana ja hyvänä työvälineenä osallistamiseen sekä nopeiden kyselyjen tekemiseen. Miro-valkotaulu oli toimiva ja hyvä työväline suurenkin osallistujajoukon yhtäaikaisessa työskentelyssä.
Tulosten perusteella voitiin havaita, että myös osallisuuden kokemuksiin vaikuttaa se, miten työvälinettä osaa käyttää. Heikompi osaaminen näkyi muun muassa passiivisuutena osallistua esimerkiksi etäkokouksiin. Kommentointimahdollisuus koettiin hyvänä tapana osallistua, mutta esimerkiksi anonyymi kommentointi koettiin helpompana tapana osallistua kuin omalla nimellä. Osallisuutta vahvistavina tekijöinä koettiin kokouskäytäntöjen yhtenäisyys siten, että jokainen osallistuja tulisi kuulluksi. Tärkeimpänä koettiin kuitenkin tuki työvälineiden käytössä sekä esihenkilön rooli.

Käytettyjen digityövälineiden merkitys etätyössä ja osallisuudessa on riippuvainen käyttäjän digiosaamisen tasosta
Keskeisimpinä teemoina opinnäytetyössä nousi esiin osaamistason nostaminen ja osaamisen johtaminen, riittävä tuki ja muutosjohtaminen. Esihenkilön roolin koettiin olevan avainasemassa muutoksen toteutumisessa ja digitalisaation juurruttamisessa osaksi työntekemisen tapaa organisaatiossa. Osa vastaajista oli käyttänyt työvälineitä vain muutamia kertoja, joten työvälineiden käyttöönotto osaksi jokapäiväistä työtä lisäisi varmuutta työvälineiden käytössä ja sitä kautta myös osallistumista, kuulumista ja yhteisyyttä. Näistä tekijöistä muodostuu osallisuus.

Työterveyslaitoksen (2022) tutkimuksessa todetaan, että uudet teknologiat edistävät tuottavuutta ja hyvinvointia pidemmällä aikavälillä tarkasteltuna. Kuitenkin niiden käyttöönottoon liittyy myös eriarvoisuutta ja yhteiskunnallisia ristiriitoja. Eri osaamistason omaavien ihmisten välille voi syntyä digikuiluja, jotka näkyvät kykyinä ja mahdollisuuksina käyttää digitaalisia laitteita tai välineitä. Osaamisen erot voivat näkyä myös motivaatiossa kokeilla, hyödyntää tai ottaa käyttöön digitaalisia välineitä.

Kirjoittajat:

Leena Huusko, sairaanhoitaja (YAMK), sosiaali- ja terveysalan kehittämisen ja johtamisen tutkinto-ohjelma, Savonia-ammattikorkeakoulu
Minna Hoffrén, FT, lehtori, Master school, Savonia-ammattikorkeakoulu

Lähteet:

Huusko, Leena 2022. Digityövälineet IDK-hankkeessa – käyttäjien näkemyksiä digityövälineiden käytettävyydestä ja osallisuudesta etätyössä

Häyrinen, Kristiina 2020. Sähköiset palvelut tulevaisuuden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen tukena. Finnish Journal of EHealth and EWelfare, 12 (1), 1–2.

Kuopion kaupunki 2022. Ihmiskeskeinen digitaalinen kunta (IDK) -hanke (1.1.2020-31.12.2022) https://www.kuopio.fi/ihmiskeskeinen-digitaalinen-kunta

Työ- ja elinkeinoministeriö 2022. Työolobarometri 2021 ennakkojulkaisu. Verkkojulkaisu.

Työterveyslaitos 2022. Työelämän digikuilujen yli: digitalisaatio kaikkien kaveriksi. Verkkojulkaisu.