Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskus Jotpa on syksyllä 2021 perustettu viranomainen, jonka tukee työikäisten osaamisen kehittämistä ja osaavan työvoiman saatavuutta Suomessa. Jotpa on nyt parin vuoden ajan myöntänyt valtionavustusrahoitusta työikäisille tarkoitettuihin, tutkintoa lyhyempiin koulutuksiin ja niiden kehittämiseen.

Jotpa-rahoitukset lisääntyivät, ohjeistus jäi jälkeen

Savoniassa on parhaillaan meneillään seitsemän Jotpan rahoittamaa koulutushanketta. Ensimmäiset alkoivat syksyllä 2022 ja tuoreimmat kuluvan vuoden keväällä. Vuotuinen budjetti on yhteensä puolen miljoonan euron luokkaa. Koulutuksen kehittämishankkeet, mukaan lukien Jotpa-rahoitukset, kuuluvat Savonian sisäisessä työnjaossa jatkuvan oppimisen yksikön alle, minne ne toiminnallisesti hyvin kuuluvatkin.

Tki-toiminnalle on Savoniassa määritelty prosessit ja laadittu ohjeet ja sille on systemaattiset raportointi- ja seurantamallit. Jotpan rahoitukset eivät täytä opetus- ja kulttuuriministeriön korkeakoulujen rahoitusmallissa tarkoitettua tki-määritelmää. Siksi ne uutena toiminnan muotona olivat jääneet osin katveeseen prosesseja ja raportointeja kehitettäessä.

Ohjeet ja menettelyt hakemiseen ja raportointiin

Syksyllä 2024 puutteellisuudet prosesseissa, ohjeistuksessa ja raportoinnissa nostettiin keskusteluun Savonian sisällä. Talousraportoinnin puutteista keskusteltiin 2025 vuoden budjetoinnin yhteydessä. Asiaan saatiinkin muutos pikaisesti, ja nyt Jotpa-rahoitettujen hankkeiden taloustilannetta voivat sekä projektipäällikkö että johto seurata Reportronic-hankehallinnan ohjelmistossa samaan tapaan kuin tki-hankkeidenkin.

Savoniassa on tavoitteena, että pilotointien myötä kertynyt kokemustieto jaetaan muiden hyödynnettäväksi. Sisäiseen Teams-viestintäsovellukseen perustettiin oma kanava Jotpa-ohjeille, hakemuksille ja päätöksille, jotta sieltä voi saada apua ja benchmarkata aiempia hakemuksia. Lisäksi laadittiin Jotpa-avustusten hakijoille ohjeistus, jossa on hakemuksen sisällöllisen kirjoittamisen lisäksi otettu huomioon esihenkilötyön, taloushallinnon, arkistoinnin ja hakemuksen allekirjoittamisen näkökulmat.

Jotpa-hankkeissa on edettävä tietyssä järjestyksessä

Lisäksi todettiin tarve laatia ohje Jotpa-projektipäällikölle. Keskeinen puute alkuvaiheen Jotpa-hankkeissa oli, että tki-prosessiin kuuluvaa hankkeen aloituskokousta ei pidetty. Siksi hankkeiden aloittaminen oli kiireistä ja sekavaa ja prosessit olivat osin epäselviä. Alun epäselvyyteen vaikutti osaltaan myös se, että Jotpakin vasta haki toimintamallejaan ja ohjeisti eri hauissa toimimaan eri tavoilla.

Koska Jotpa-rahoituksella toteutetaan opintopisteellistä koulutusta, joka tuottaa avoimen ammattikorkeakoulun opintopisteitä rahoitusmalliin, suunnittelussa pitää edetä opiskelijahallinnon takia tietyssä järjestyksessä. Lisäksi koulutusta pitää päästä nopeasti markkinoimaan. Tki-hankkeista lainattuun hankkeen aloituskokouksen asialistaan lisättiin pakollisiksi käsiteltäviksi kohdiksi koulutuksen hallinnolliset asiat, mitkä sisältävät mm. opetussuunnitelmatyön, oppimisympäristölinkit, opintojen toteutustiedot sekä ilmoittautumiseen liittyvät tiedot.

Oppimateriaalien avoimuus ja aineistonhallinta

Jotpa edellyttää, että sen rahoittamissa koulutuksissa tuotetut oppimateriaalit julkaistaan joko aoe.fi-palvelussa tai muutoin avoimesti. Projektipäällikön ohjeisiin sisällytettiin siksi myös Savonian linjaukset avoimista oppimateriaaleista sekä aineistonhallintasuunnitelman tekemisen ohjeet. Jotpa-hankkeissa yleensä laaditaan oppimateriaalia, joten aineistonhallintasuunnitelman tekeminen on tarpeen.

Avoimeen julkaisemiseen, aineistojen lisensointeihin sekä aineistonhallintasuunnitelmiin liittyvissä kysymyksissä Savoniassa auttaa tietopalvelupäällikkö. Häneltä saatiinkin ohjeen laatimiseen erittäin hyviä täydentäviä kommentteja.

Ohjeet heti käyttöön

Laadituista ohjeista ja prosessikuvauksista tiedotettiin Savonian henkilöstöintrassa uutisella 4.10.2024. Uutisen on käynyt lukemassa viikon kuluessa 20 % Savonian henkilöstöstä. Siitä voisi päätellä, että Jotpa-rahoitukset kiinnostavat ja että ohjeistusta myös kaivattiin.

Hakemisen ohjeet ovat käytettävissä loka-marraskuussa avautuvissa valtionavustushauissa, ja projektipäällikön ohjeita on jo lähetetty nykyisille projektipäälliköille. Rästiin jääneitä aineistonhallintasuunnitelmia ainakin on jo alettu tehdä ohjeiden perusteella.

Savonian jatkuvan oppimisen yksikössä seurataan Jotpan ohjeistuksia ja uudistuvia toimintamalleja ja päivitetään prosesseja ja sisäisiä ohjeita aina tarpeen mukaan.

Lisätietoa Jotpasta ja sen rahoituksista https://www.jotpa.fi/fi.

Marja Kopeli, koulutusasiantuntija