”Menkää rehtorin huoneeseen. Kuittaa viesti”, tekstiviestissä lukee.

Nappaan läppärin kainaloon ja säntäämme viestintäasiantuntijan kanssa portaat alas.

Rehtorin huoneeseen saapuessamme tervehdin, mutta en ole varma saanko keltään vastausta. Tilanne on päällä.

Savonian johtoryhmä on kokoontunut rehtorin huoneeseen pienen pöydän ympärille ja keskustelee toimenpiteistä. Useammasta Virve-puhelimesta kuuluu tilannetietoa: Savonian Microkadun kampuksen V-osassa on tapahtunut räjähdysonnettomuus.

Istumme viestintäasiantuntijan kanssa pöydän ääreen vapaille paikoille ja asetamme läppärit eteemme.

– Käynnistetäänkö kriisiviestintä, kysyn rehtorilta.

Rehtori nyökkää.

Suuren kokoluokan harjoitus

Kuvaus voisi olla oikeasta kriisitilanteesta, mutta tällä kertaa kyseessä on onneksi harjoitus.

Savonia-ammattikorkeakoulun Microkadun kampuksella ja Kuopion yliopistollisessa sairaalassa järjestettiin 16.2.2024 suuronnettomuusharjoitus.

Mukana harjoituksessa oli Pohjois-Savon pelastuslaitos, Pohjois-Savon hyvinvointialue sekä Savilahden alueen oppilaitokset: Savonia-ammattikorkeakoulu, Itä-Suomen yliopisto ja Savon ammattiopisto. Kokonaisuudessaan harjoitukseen osallistui lähes 200 henkeä.

Harjoitus koostui kahdesta osasta. Aamupäivällä harjoiteltiin Savonialla tilannetta, jossa Savonian hitsauslaboratoriossa on tapahtunut räjähdys.

Iltapäivällä harjoitus siirtyi Kuopion yliopistolliseen sairaalaan, jossa harjoiteltiin toimintaa suuronnettomuustilanteessa. Yliopistollisessa sairaalassa järjestettiin myös harjoitusmediatilaisuus ja harjoituksen purkutilaisuus.

Harjoituksen pääasiallinen tarkoitus oli harjoitella viranomaisyhteistyötä. Tässä oppilaitosten valmiusryhmät ja/tai johtoryhmät – ja niiden mukana viestinnän ammattilaiset – olivat keskeisessä roolissa.

Tarkoitus on oppia

Omasta näkökulmastani harjoitus palveli kriisiviestintätilanteeseen valmistautumista erittäin hyvin ja usealla tavalla.

Ensinnäkin, harjoitus valmisti minua viestijänä – tai tarkemmin markkinointiasiantuntijana, joka harjoituksessa toimi viestinnän asiantuntijana harjoitusteknisistä syistä – toimimaan todellisessa kriisiviestintätilanteessa.

Harjoitus oli niin hyvin järjestetty ja aidon tuntuinen, että tilanne tuntui oikealta kriisiviestintätilanteelta. Uskon, että nopeasti etenevä kaoottiselta tuntuva harjoitus simuloi hyvin todellista kriisiä.

Ainakin itse sain harjoituksesta aidot tutinat: Jouduin tekemään viestinnällisiä päätöksiä nopeasti ja koin vastaavanlaista painetta, jota uskoakseni todellisessa kriisissäkin kokisin.

Myös työskentely Savonian johtoryhmän tukena kriisitilanteessa oli arvokasta oppia. Kun vastaavanlaista tilannetta on edes kerran harjoiteltu, todellista kriisitilannetta varten on toimintamalleja entuudestaan olemassa.

Toiseksi, harjoittelun on tarkoitus paljastaa puutteita kriisiin valmistautumisesta ja kriisin aikana toimimisesta. Tältäkin osin harjoitus palveli tarkoitustaan.

Harjoituksen aikana huomasin, että kriisiviestinnän muistilistan lukeminen kriisin aikana ei ole mahdollista. Tähän ei ole aikaa.

Savonian kriisiviestinnän muistilistassa on listattuna kriisiviestinnän toimenpiteet sekä ohjeet kriisibannereiden luomiseen. Näitä ei kriisitilanteessa voi ruveta tavailemaan, vaan asiat tulee olla selkärangassa.

Toinen oppi oli se, että kriisitilanteessa tarvitaan paljon viestinnän työvoimaa. Harjoituksessa oli mukana Savonialta kaksi viestijää. Tästä huolimatta aikamme ei riittänyt reagoida kaikkeen. Rehtorin puhelimeen tulleet yhteydenotot, jotka olivat osa harjoitusta, eivät tulleet huomioiduksi aivan toivotulla tavalla.

Asioita tapahtuu yhtäaikaa

Keskustelimme työparini, viestintäasiantuntija Aino-Maria Savolaisen, kanssa etukäteen työnjaostamme harjoituksen aikana. Sovimme, että Aino-Maria kirjoittaa tiedotteita.

Minun tehtävä oli tehdä tiedotteista käännökset, julkaista tiedotteet nettisivuilla ja intranetissä sekä toimia Savilahden alueen kriisiviestinnän yhteyshenkilönä. Käytännössä tämä tarkoitti yhteydenpitoa Itä-Suomen yliopiston ja Savon ammattiopiston viestintäjohtajiin.

Harjoituksen aikana minulle tuli lisätyönä rehtorin puhelimen päivystäminen. Kun rehtorin puhelimeen alkoi tulla viestejä, pyysin puhelimen itselleni, jotta rehtori sai työaikaa päätöksentekoon. Osaan viesteistä ehdimme reagoida, mutta valtaosaan emme. Tämä oli hyvää oppia.

Vaikka olimme Aino-Marian kanssa pohtineet harjoitusta etukäteen, todellinen harjoitustilanne oli kaoottisempi ja vauhdikkaampi kuin olimme etukäteen arvanneet.

Asioita oli koko ajan lukuisia päällekkäin. Virve-puhelimien kautta ja rehtorin huoneessa käytiin useita keskusteluja päällekkäin. Kaiken tämän keskellä viestijän piti pystyä ajattelemaan, kirjoittamaan sekä toimimaan rauhallisesti ja järkevästi.

Koska asioita oli paljon, Savonian johtoryhmä oli pitkälti sidottu akuuttiin päätöksentekoon. Tämä johdosta paljon viestinnällistä vastuuta lankesi meille viestinnän asiantuntijoille.

Kriisitilanteessa vastuu tuntuu harteilla, ja julkaisunapin paineminen on suuri päätös. Tähän emme olleet etukäteen osanneet tarpeeksi varautua.

Todellisessa kriisissä lisähaastetta viestintätyöhön toisi vielä se, että johtoryhmä ja viestinnän asiantuntijat eivät välttämättä pääsisi kokoontumaan livenä samaan huoneeseen.

Varautuminen jatkuu

Kokonaisuutena harjoitus oli oman kokemukseni mukaan onnistutunut ja palveli erinomaisesti tarkoitustaan. Suurkiitos harjoituksen järjestäneille Savonian ensihoidon YAMK-opiskelijoille!

Harjoituksen jälkimainingeissa totesimme, että varautuminen tuleviin kriiseihin vaatii jatkuvaa harjoittelua.

Päätimme yhdessä Itä-Suomen yliopiston ja Savon ammattiopiston kanssa pitää yhteisen kriisiviestintäharjoituksen kerran vuodessa. Myös Savonian viestintäpalveluissa huomasimme tarpeen harjoitella kriisiviestintää säännöllisesti. Todellisen kriisin tullessa kriisiviestinnän tulee tulla selkärangasta.

Kirjoittaja:
Juho Papinniemi, markkinointiasiantuntija
Savonia-ammattikorkeakoulu, viestintäpalvelut