Savoniassa järjestettiin viime viikolla avoimen ammattikorkeakoulun toiminnan itsearviointitilaisuus. Otsikon huudahduksen esitti yksi arviointiin osallistunut spontaanisti tilaisuuden lopussa. Sen perusteella arviointitilaisuutta voi pitää onnistuneena. Koko itsearviointiprosessi kestää kuitenkin paljon pitempään kuin tuon kolme tuntia vieneen arviointi-istunnon. Arviointiprosessissa ollaan ajallisesti vasta alkuvaiheessa.

Itsearviointi on menetelmä, jota on korkeakouluissa käytetty varsin paljon toiminnan ja laadun kehittämiseen. Itsearvioinnin avulla voidaan myös taiten käytettynä lisätä henkilöstön sitoutumista toiminnan kehittämiseen.

Arviointia käytetään Suomessa korkeakouluissa yleensäkin kehittämisen työkaluna, ei kontrolloinnin välineenä. Arvioinnin tarkoitus on nostaa esiin kehittämistarpeita ja -ehdotuksia. Arviointiin liittyvä itsearviointi on tiedonkeruuta kehittämisen pohjaksi. Kehittämiskohteiden lisäksi nostetaan aina esiin myös toiminnan vahvuuksia.

Suunnittelu ja valmistautuminen vaativat aikaa

Avoimen ammattikorkeakoulun itsearvioinnista sovittiin Savoniassa syksyllä. Joulukuussa 2023 itsearviointisuunnitelma oli valmis ja arvioinnin vetäjä lähetti arviointiin kutsuttaville kalenterimerkinnät ja tiedon tulevasta itsearvioinnista.

Arviointiin valittiin edustajia monipuolisesti eri tulosyksiköistä ja koulutusaloilta sekä avoimen ammattikorkeakoulun eri prosesseista ja rooleista. Mukana oli opettajia, koulutuspäälliköitä, koulutusalojen avoimen amk:n yhteyshenkilöitä, opiskelijahallintoa ja oppijoiden ohjausta hoitavia, viestintäpalvelujen edustaja sekä jatkuvan oppimisen yksiköstä johtaja sekä kaksi koulutusasiantuntijaa, joista toinen toimi arvioinnin vetäjänä. Savonian ulkopuolisia arvioijia ei tällä kertaa kutsuttu.

Helmikuun alussa arviointiin osallistujat saivat sähköpostilla tiedoksi etukäteisaineistot, joihin heitä kehotettiin tutustumaan ennen arviointitilaisuutta. Aineistoja olivat mm. Savonian nykyinen ja tuleva strategia, avoimen amk:n sivut henkilöstöintrassa ja Savonian nettisivuilla, koulutuskalenteri sekä avoimen amk:n Teams-ympäristö ja tuloksia vuosilta 2019–2023.

Lisäksi osallistujat saivat lomakkeen, johon he voivat koota etukäteen arvioitavien kohtien vahvuuksia ja kehittämiskohteita. Arvioitavia kohtia oli kuusi: 1) johtaminen ja strategia, 2) prosessit, 3) koulutustarjonta, 4) resurssit, 5) tulokset ja 6) kehittäminen arvoa tuovasti. Näissä kussakin oli useita alakohtia. Arvioijat saivat ohjeen kirjata näkemyksiään lomakkeelle sekä omien kokemusten että etukäteisaineistojen pohjalta.

Arviointitilaisuus eteni avoimena keskusteluna

Itsearviointitilaisuuteen osallistui 11 henkilöä. Lisäksi kaksi kutsuttua lähetti omia kommenttejaan sähköpostilla, koska he eivät kalenteripäällekkäisyyksien takia päässeet mukaan. Arviointitilaisuus järjestettiin lähitapaamisena, eikä siihen ollut etäosallistumismahdollisuutta.

Esittäytymisten jälkeen arvioinnissa edettiin kuuden teeman läpi keskustellen. Keskustelu polveili välillä vapaasti teemojen yli. Yksi osallistujista kirjasi yhteenvetolomakkeelle keskeisiä nostoja. Hän myös osallistui keskusteluun. Arvioinnin jälkeen osallistuneilla oli muutama päivä aikaa kommentoida tehtyä yhteenvetoa.

Arvioinnin lopuksi osallistujat saivat kertoa, mitä he olivat oppineet arviointitilaisuudessa. Otsikon huudahdus liittyy tuohon hetkeen. Yhdessä todettiin, että vastaavanlaisia tilaisuuksia tarvittaisiin enemmänkin: istuttaisiin pöydän ääreen yhdessä tarkastelemaan jotain rajattua toiminnan aluetta strukturoiduin teemoin ymmärtäen, että tavoitteena on kehittää yhdessä toimintaa entistä paremmaksi.

Kehittämiskohteet jonoon ja toimeksi

Jotta arviointi toimii kehittämisen välineenä, arviointituloksia pitää hyödyntää. Seuraavaksi itsearviointiprosessissa onkin vuorossa kehittämiskohteiden tärkeysjärjestystä määrittävien kriteerien pohdinta. Sen jälkeen yhdistellään vahvuudet ja kehittämiskohteet tiiviimmäksi listaksi. Nämä molemmat tehdään jatkuvan oppimisen tulosyksikössä, ja asiasta on jo sovittu jatkuvan oppimisen johtajan kanssa.

Sitten tunnistetut kehittämiskohteet pannaan tärkeysjärjestykseen sovittujen kriteerien pohjalta. Tärkeimmät kehittämiskohteet hankkeistetaan eli tehdään suunnitelma, miten asiaa lähdetään edistämään tavoitteellisesti: kuka/ketkä, millä aikataululla ja millä resursseilla. Kehittämisen etenemistä seurataan ja lopuksi tulokset arvioidaan. Kehittämishankkeiden toteuttamisen aikataulu kannattaa sopia napakaksi mutta realistiseksi, niin prosessi ei ehdi vesittyä.

Jotkin asiat pysyvät kehittämislistalla vuodesta toiseen

Itsearviointi on jo nyt saanut aikaan hyviä vaikutuksia ja oppimista. Se on lisännyt osallistuneiden tietoutta avoimesta ammattikorkeakoulusta ja siihen liittyvistä prosesseista. Samalla uskon sen myös sitouttaneen toiminnan kehittämiseen.

Savoniassa on aiemminkin käytetty arvioinnin menetelmiä avoimen ammattikorkeakoulun kehittämisessä – noin neljän vuoden välein. Vuonna 2016 benchmarkattiin Savonian sekä Jyväskylän ja Haaga-Helian ammattikorkeakoulujen kesken avoimen amk:n toimintaa, ja vuonna 2020 oli edellinen itsearviointi.

Noihin arviointeihin liittyneistä raporteista ja nyt tehdyn itsearvioinnin koosteesta voi todeta, että jotkin asiat näyttävät pysyvän vuodesta toiseen kehittämiskohteina. Tuollaisia ovat mm. avoimen amk:n tietojärjestelmät sekä TKI-toiminnan tulosten hyödyntäminen avoimen koulutustarjonnan rakentamisessa.

Lähdemme nyt eteenpäin avoimin mielin kehittämään avointa ammattikorkeakoulua. Itsearviointi yhdistettynä uuteen 2025 vuoden alusta voimaan tulevaan Savonian strategiaan antaa siihen hyvän pohjan.

Kirjoittaja:

Marja Kopeli, koulutusasiantuntija, jatkuva oppiminen

Savonia-ammattikorkeakoulu