Muutos

Hybridi leimahti oppilaitoksissa liekkeihin korona-ajan hätäratkaisuna ja ehkä toivomme nyt että voisimme lakaista koettelemuksen jo muististamme pois. Maailma muuttui, ihmisten asenne muuttui. Etätyöt ja muut modernit opiskelu- ja työtavat arkipäiväistyivät perinteisten tapojen rinnalle. Tarvitsemme jatkossa entistä enemmän suunnitelmallisuutta, osaamista, aikaa toteuttamiseen ja oikeat välineet. Voi kun Jabrassa olisi ollut pidempi johto silloin kun hybriditilaisuuksia tahkottiin!

Päädyimme kirjoittamaan tämän artikkelin, yllättävän hyvän hybriditoteutuskokemuksen innoittamina.

Mitä jos hybriditilaisuudet suunniteltaisiin kuten hyvä palvelu?

Maailma muuttui, ihmisten asenne muuttui. Etätyöt ja modernit opiskelu- ja työtavat arkipäiväistyivät perinteisten tapojen rinnalle.

Osallistuimme etänä Service Design Networkin (https://www.service-design-network.org/) järjestämään palvelumuotoilun globaaliin konferenssiin Berliinissä, Service Design Global Conference 2023. Päädyimme kirjoittamaan tämän artikkelin kaikille savonialaisille jaettavaksi, yllättävän hyvän hybriditoteutuskokemuksen innoittamina.

Kuvitellaan ensin miltä näyttäisi, jos lähitapahtuma toteutettaisiin kuin keskiverto virtuaalitapahtuma. Olet menossa suurin odotuksin alasi arvostettuun livetapahtumaan. Tulet tyhjään odotusaulaan. Ilmeetön henkilö avaa sinulle oven suureen saliin, joka on täynnä. Sinut sisään päästänyt henkilö kiipeää lavalle ja huomaa ettei esitystekniikka toimikaan kuten piti.

Tilaisuus alkaa lopulta pahasti myöhässä. Jostain lähistöltä kantautuu remontin melu peittäen alleen puhujan äänen. Ajatus katkeilee. Salin oveen koputetaan ja puhuja käy avaamassa oven myöhästyneille. Kun avauspuheenvuoro on kärsitty läpi, on verkostokahvitauko. Puolet livistää vessaan piiloon, ettei vain tarvitse puhua. Taukokin on niin lyhyt, että rohkeimmat verkostoitujat tuskin ehtivät kaataa kahvia kuppiin. Tunnelma on hektinen. Tapahtuman jälkeen tunne on turhautunut ja koet lähinnä haaskanneesi aikaa.

Tämä kuvaa edelleen monen etätapahtuman osallistujakokemusta. Yksi ihminen hoitaa kaikki roolit teknisestä tuesta talonmieheen. Puhujan esitys keskeytyy koko ajan ja joudut ponnistelemaan valtavasti, että ajatuksesi pysyy itse sisällössä. Verkostoituminen on mahdotonta, sillä vaikka siihen kannustetaan puheen tasolla, ei sitä ole aidosti mahdollistettu. Kuulostaako tutulta?

Mistä laadukas etätoteutuskokemus syntyy?

Etätapahtuman järjestämisessä viestinnän rooli korostuu. Service Design Networkin konferenssin toteutuksessa viestintä oli harkittua ja suunnitelmallista. Hyvä osallistumiskokemus alkoi jo ennakkoviestinnässä, jossa ohjeistettiin, muistutettiin ja innostettiin.

Konferenssin etäosallistuminen toteutettiin Hopin alustalla ja Miro yhteistyöalustalla. Alustoihin pääsi tutustumaan ennen tapahtumaa. Ohjevideot olivat informatiiviset ja hauskat, koska niissä oli eläydytty erilaisten ihmisten asenteisiin ja osattu vastata itseironiaa hyödyntäen heitä askarruttaviin kysymyksiin.

Hopin alustalla jokainen osallistuja pystyi rakentamaan ohjelmasta itselleen mieluisan konferenssipäivän. Vaikka ohjelmaa oli yhtä aikaa kolmessa tilassa, osallistuja pystyi helposti vaihtamaan tilaa ketään häiritsemättä. Alusta ilmoitti selkeästi alkavista- ja jo käynnissä olevista esityksistä.

Tekniikkaa hoiti taustalla oma tiimi, jolloin osallistujat, juontajat sekä puhujat saivat keskittyä rauhassa omaan sisältöön. Etäosallistujilla oli koko ajan tiedossa, miten toimia jos tarvitsee neuvoja, eikä osallistujan tarvinnut hyppiä eri alustojen välillä.

Verkostoituminen oli mahdollistettu monikanavaisesti. Hopin -tapahtuma-alustalla oli omia verkostoitumishuoneita esimerkiksi tietyn puheenvuoron teeman mukaan. Miro ympäristö mahdollisti verkostoitumisen aikavyöhykkeestä riippumatta. Miro-ympäristö oli visuaalisesti kutsuva, graafisesti hienosti toteutettu ja toiminnallisesti selkeä, jossa oli valtavasti tietoa, yhteisöllisyyttä ja kokemusten jakoa

Meille jäi kokemus, että tapahtuma oli suunniteltu käyttäjät ensin –periaatteella, alusta loppuun saakka. Tämä oli osoitus siitä, että hybridikokemus voi olla myös maksimaalisen hyvä ja jossa verkostoituminen, uuden oppiminen ja innostuminen on mahdollista myös etänä. Täytyy panostaa erityisesti käyttökokemukseen ja ratkoa tekniset välineet sen sanelemana.

Miten me tavalliset työntekijät Savonialla pystyisimme toteuttamaan onnistuneita hybriditoteutuksia? Tässä meillä Savoniassa on varmasti vielä kehittymistilaa, ja on hienoa nähdä myös konkreettisia toimia oikeaan suuntaan. Vaikka emme ehkä tavoittele massiivisia, globaaleja hybridikonferensseja, on näistä poimittavissa varsin näppäriä ratkaisuja ihan meidän arkityöhön nyt ja tulevaisuudessa.

Tarvitsemme jatkossa entistä enemmän käyttäjän kokemuksen suunnittelua, osaamista, aikaa valmistautumiseen ja toteuttamiseen sekä oikeat välineet.

Loppuun vielä huomio ja anteeksi. Tekstiä ei ole tuottanut tavuakaan ”kaiken osaava” tekoäly, vaan kaksi ihan tavallista savonialaista, joilla on intohimo palvelumuotoiluun. Hyvä flow sai aikaan energiapiikin kirjoittaa tämän artikkelin.

Kirjoittajat: