Oletko koskaan miettinyt, miten viestimme työyhteisössä. Nykyaikana viestintä on kehittynyt erittäin monipuoliseksi sekä nopeaksi. Teknologian kehitys, kuten älypuhelimet, sosiaalinen media ja pikaviestimet, ovat muuttaneet tapaa, jolla ihmiset kommunikoivat. Viestintä on nyt reaaliaikaista ja globaalia, mikä mahdollistaa yhteydenpidon hetkessä eri puolilla maailmaa. Lisäksi visuaalisuus on noussut tärkeäksi osaksi viestintää. Kuvat, videot sekä grafiikat ovat yhä suositumpia viestintämuotoja. Ja digitalisaation myötä viestintää toteutetaan enemmän sähköisessä muodossa.

Vaikka viestintä työyhteisössä on muuttunut uusien keinojen myötä helpommaksi, siihen voi liittyä kuitenkin erilaisia haasteita. Esimerkiksi viestijän kommunikaatiota voidaan ymmärtää tai tulkita väärin ja näin viestin sanoma tulee väärinymmärretyksi. Onnistuneella viestinnällä on siis todella suuri merkitys onnistuneen kommunikaation ja työnhyvinvoinnin kannalta. Työyhteisön viestinnän haasteisiin pitää puuttua hyvissä ajoin ja pyrkiä löytämään mahdollinen ratkaisu. (Juholin 2017; Kaihovirta-Rapo 2014.)

Mitä työyhteisöviestintä sitten on?

Työyhteisöviestinnällä tarkoitetaan organisaation sisäistä viestintää, joka mahdollistaa tiedon jakamisen ja vuorovaikutuksen työntekijöiden välillä. Sosiaali- ja terveysalalla viestintä on kiinteä osa hoitotyön kulttuuria, se on myös tärkeä osa potilasturvallisuutta (Åberg 2022). Köhler ym (2020) korostavat vuorovaikutuksen merkitystä viestinnän sujuvuudelle. Moniammatillisessa työryhmässä viestinnän kulku on yksi hoitotyön keskeisistä elementeistä, ja on tärkeää, että jokainen tulee kuulluksi ja ymmärretyksi. Hyvä viestintä auttaa varmistamaan, että kaikki tiimin jäsenet ovat tietoisia tärkeistä asioista ja voivat toimia tehokkaasti yhdessä (Juholin 2017; Paasivaara & Nikkilä 2010).

Tämä artikkeli tuo esille Outi Ihalaisen (2024) YAMK-opinnäytetyönä tehdyn kehittämistyön tuloksia. Kehittämistyössä selvitettiin viestinnän ongelmakohdat vastasyntyneiden teho-osastolla sekä etsittiin ratkaisu viestinnän keskeisimpään ongelmaan.

Kehittämistä yhdessä keskustellen

Ihalaisen (2024) kehittämistyön alussa toteutettiin ryhmähaastattelu, jossa kartoitettiin työyhteisöviestinnän tilannetta vastasyntyneiden teho-osastolla. Ryhmähaastattelun tulokset osoittivat, että kaikkia on vaikea tavoittaa reaaliaikaisesti. Erityisesti tehohoitotyössä viestinnän oikea-aikaisuus on tärkeää. Havaittiin, että työyhteisöviestinnästä tulisi keskustella enemmän ja viestintään tulisi varata enemmän aikaa. Lisäksi eri ammattiryhmien välillä sekä organisaation sisällä esiintyi viestinnän haasteita, jotka näkyivät hoitotyössä tietojen puutteina ja viestintäkatkoksina. Haasteet näyttäytyivät usein kompleksisemmissa tilanteissa, joissa ei ole olemassa yhtä ratkaistavaa ongelmaa tai joissa käytettiin useita eri viestintäkanavia.

Tämän jälkeen kehittäminen jatkui hoitohenkilökunnalle järjestetyissä osallistavissa työpajoissa (Ihalainen 2024). Työpajoissa edettiin PDCA-syklin (Plan-Do-Check-Act) ja A3-ongelmaratkaisutyökalun vaiheiden mukaisesti. Nämä yhdessä mahdollistivat systemaattisen lähestymistavan ongelmien tunnistamiseen, ratkaisemiseen ja kehittämiseen. Suunnitteluvaiheessa ongelmiksi tunnistettiin viestinnän kanavien liian suuri määrä ja tavoitteeksi muodostui yhtenäistää ja yksinkertaistaa viestintäkanavia sekä sujuvoittaa viestintää osastolla. Toteutusvaiheessa ratkaisuksi valittiin viestinnän kanavien yhtenäistäminen sekä päivittäisten palaverien lisääminen osastolla.

Työpajoissa hoitohenkilökunta sai jakaa näkemyksiään, mikä loi yhteisöllisyyden tunnetta ja sitoutumista muutokseen. Tämä prosessi tuki organisaation kehittämistä ja paransi jo sellaisenaan työyhteisöviestintää. Kehittämiseen osallistuminen herätti osastolla keskustelua viestinnän monimuotoisuudesta, ja jokainen pohti viestinnän haasteita sekä kehittämisideoita. Hyviä vuorovaikutustaitoja, kuten kuuntelemista ja motivointia, on noussut osastolla vahvemmin esille kehittämistyön myötä.

Viestintä oikea-aikaiseksi päivittäisillä palavereilla

Muutoksen aikaansaamiseksi tarvitaan vuorovaikutusta ja osallistamista, pelkkä tiedottaminen ei riitä. Kehittämistyön tuloksena syntyi ajatus Teams-seinästä, joka mahdollistaisi viestinnän reaaliaikaisuuden (Ihalainen 2024). Sen toteuttaminen kohtasi kuitenkin tietoturvaan liittyviä esteitä. Teams-seinän ideana oli mahdollistaa keskustelu yhteisellä alustalla, joka tavoittaisi kaikki työntekijät reaaliaikaisesti.

Päivittäisten palavereiden merkitys nousi Ihalaisen (2024) tuloksissa keskeiseksi ratkaisuksi viestinnän haasteisiin. Ja osastolla aloitettiin suunnittelemaan palavereiden käyttöönottoa. Päivittäiset palaverit kokoavat henkilöstön yhteen ja yhdessä esihenkilön kanssa käydään lyhyesti päivän tapahtumat ja tilanteet läpi. Aiemmissa tutkimuksissa on havaittu (Aidawood ym. 2020; Maijala ym. 2020), että säännölliset päivittäisjohtamisen palaverit parantavat työyhteisöviestintää ja siten myös potilasturvallisuutta. Säännöllinen tiedonvaihto vähentää väärinkäsityksiä ja parantaa päätöksentekoa. Lisäksi moniammatillinen keskustelu auttaa tunnistamaan riskit ja ongelmat aikaisessa vaiheessa, mikä mahdollistaa nopean puuttumisen.

Ihalaisen (2024) mukaan kehittämistyön myötä työyhteisön viestintä saatiin systemaattisemmaksi ja tehokkaammaksi vastasyntyneiden teho-osastolla ja viestintä sai myös näkyvyyttä osastolla. Kehittämällä viestintää systemaattisemmaksi, voimme parantaa sekä työntekijöiden hyvinvointia että potilaiden hoitoa. Onkin tärkeää, että viestintä on kaksisuuntaista ja että työntekijöiden mielipiteitä ja ideoita kuunnellaan aktiivisesti. Tämän artikkelin myötä voit itsekin pohtia, miten omassa työyhteisössäsi viestitään?

Kirjoittajat

Outi Ihalainen, sairaanhoitaja AMK, Sosiaali- ja terveysala kehittäminen ja johtamisen YAMK-opiskelija, Savonia-ammattikorkeakoulu, outi.ihalainen@edu.savonia.fi.

Päivi Tikkanen, erityisasiantuntija, TtT, Savonia-amk, Master School, paivi.tikkanen@savonia.fi.

Lähteet

Aidawood, Fatima. Kazzaz, Yasser. AlShehri, Ali. Alali Hamza & Al-Surimi, Khaled. 2020. Enhancing teamwork communication and patient safety responsiveness in a paediatric intesive care unit using the daily safety huddle tool. (“Enhancing teamwork communication and patient safety responsiveness in a …”) BMJ Open Quality. 2020; 9 (1) e000753. https://www-ncbi-nlm-nih-gov.ezproxy.savonia.fi/pmc/articles/PMC7047506/. Viitattu 14.4.2023.

Ihalainen, Outi 2024. Työyhteisöviestinnän kehittäminen – Kuopion yliopistollisen sairaalan vastasyntyneiden teho-osastolla. Savonia-ammattikorkeakoulu.

Juholin, Elisa 2017. Communicare! Viestinnän tekijän käsikirja. 7. painos. Helsinki: Infor Oy.

Kaihovirta– Rapo, Minna. 2014. Viestintäosaaminen muuttuu – pysyykö viestintäkoulutus muutoksessa mukana? Journal. Fi. Vol. 10 Nro 1 (2014): Prologi – Puheviestinnän vuosikirja 2014.

Köhler, Harry. Rautava, Päivi & Vuorinen, Ville. 5.6.2020. Viestiikö johto vaikuttavasti? Lääkärilehti. Lehti 23/2020 vsk 75, s. 1454–1455.

Maijala, Riikka, Eloranta, Sini & Ikonen, Tuija. 2020. Lean-ajattelu ja lean-päivittäisjohtaminen yliopistosairaaloissa. Sosiaalilääketieteellinen Aikakauslehti 1, 17–29. PDF-dokumentti. Saatavissa: https://doi.org/10.23990/sa.78049. Viitattu 15.11.2024.

Paasivaara, Leena & Nikkilä, Juhani. 2010. Yhteisöllisyydestä työhyvinvointia. Helsinki: Kirjapaja.

Åberg, Leif 2022. Merkityksellistävän yhteisöviestinnän malli. Juholin, E. (toim.) Infor / Management Institute of Finland MIF Oy. https://mif.fi/wp-content/uploads/2022/02/Leif-Aberg_Merkityksellistavan-yhteisoviestinnan-malli_Ladattava-aineisto.pdf. Viitattu 08.11.2024.