Uuden työntekijän perehdytys on olennainen osa organisaatioon toimintaa ja sen tulisi olla kiinteästi yhteydessä organisaation strategiaan ja johtamisen työkaluihin. Perehdytys ei ole pelkästään alkuvaiheen tiedon jakamista, vaan vuorovaikutteinen prosessi, josta hyötyvät niin uusi työntekijä, organisaatio kuin palvelun kohteena oleva asiakas. (Cadwell, 1988; Englund, 2018.) Kuntoutusala on vaativaa asiantuntijatyötä, jossa kohdataan monimutkaisia ja haastavia tilanteita. Työ edellyttää asiakkaan kokonaisvaltaista huomioimista ja vaatii jatkuvaa ammatillista kehittymistä. Hyvin toteutettu perehdytys varmistaa, että kuntoutusalan ammattilainen pystyy tarjoamaan laadukasta ja turvallista palvelua heti työsuhteen alusta alkaen, täyttäen sekä asiakkaiden yksilölliset tarpeet että organisaation palvelulle asetetut tavoitteet.

Tämä artikkeli perustuu Savonia-ammattikorkeakoulussa tehtyyn ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon opinnäytetyöhön: ”Työn aloittamista tukeva perehdytys: Perehdytysprosessin kehittäminen kuntoutusalan yrityksessä”. Työ on osa liiketoiminnan kehittämisen tutkinto-ohjelmaa, ja sen tavoitteena oli kehittää toimeksiantajayritykselle kirjallinen perehdytysprosessi, joka vastaa kuntoutusalalla toimivan yrityksen tarpeita ja parantaa uusien työntekijöiden perehdyttämistä. Työ toteutettiin laadullisena tutkimuksena, jossa hyödynnettiin tutkimuksellisen kehittämisen lähestymistapaa. Aineisto kerättiin haastattelemalla ja yhteiskehittämisen keinoin. Työn keskeisiä teemoja olivat perehdytys, perehdyttäminen ja perehdytysprosessi. Perehdyttäminen tarkoittaa toimenpiteitä, joiden avulla työntekijä oppii suorittamaan työnsä turvallisesti ja terveellisesti (Esimiesten perehdyttäminen, n.d.). Perehdytysprosessi puolestaan on vaiheittainen kokonaisuus, joiden avulla työntekijä saavuttaa organisaation perehdyttämiselle asettamat tavoitteet (Kupias & Peltola, 2009).

Avaimet onnistuneeseen perehdytykseen

Opinnäytetyön tulosten mukaan perehdytysprosessi koostuu viidestä päävaiheesta: rekrytointipäätös, työhaastattelu, uuden työntekijän tuloon valmistautuminen, intensiivivaihe ja perehdytys päättyy. Jokainen vaihe on suunniteltu tukemaan uuden työntekijän sujuvaa siirtymistä organisaatioon, hänen tehtäviinsä ja työyhteisöön. Tärkein ja laajin kokonaisuus perehdytysprosessissa on intensiivivaihe, jossa perehdyttäminen toteutetaan käytännössä. Myös perehdyttämiseen ja uuden työntekijän tuloon valmistautuminen on tärkeä vaihe, koska hyvin suunniteltu aloitus tukee työn alkuun pääsemistä. Tarkastellaan näitä kahta tekijää hieman tarkemmin.

Perehdytykseen valmistautuminen takaa sujuvan aloituksen

Työntekijän ensimmäisiä työpäiviä voidaan helpottaa merkittävästi, kun saapumiseen on varauduttu huolella. Esimerkiksi työvälineiden ja perehdytysmateriaalien järjestäminen etukäteen luo positiivisen ensivaikutelman ja vähentää aloitukseen liittyvää stressiä. Hyvä valmistautuminen heijastaa organisaation arvoja ja kertoo työntekijälle, että hänen roolinsa on tärkeä ja häntä on odotettu. Juuri ensimmäisten päivien aikana työntekijälle rakentuu kuva koko organisaation toiminnasta. (Valvisto, 2005; Eklund, 2018.) Kuntoutusalalla työvoimapula on merkittävä haaste. Huolellinen perehdytykseen valmistautuminen voi luoda uudelle työntekijälle myönteisen ensivaikutelman organisaatiosta ja sen toiminnasta sekä saa hänet tuntemaan itsensä tervetulleeksi. Hyvin suunniteltu aloitus tukee oletettavasti työntekijän työmotivaatiota ja vahvistaa sitoutumista sekä organisaatioon että työtehtäviin.

Intensiivivaihe on tiedon jakamista, osaamisen rakentamista ja vuorovaikutuksen luomista

Intensiivivaiheessa työntekijälle opetetaan keskeiset tiedot ja taidot, jotka ovat välttämättömiä hänen tehtäviensä hoitamisessa. Perehdytyksen tueksi suositellaan laadittavan perehdytyssuunnitelma, jossa voidaan huomioida yksilöllisiä tekijöitä, kuten oppimistyyliä tai aiempaa työkokemusta. (Eklund, 2018.) Kuntoutusalalla perehdytettäviä osa-alueita on paljon, koska työn luonne vaatii muun muassa vahvaa ammattiosaamista, asiakastyötä potilastietojärjestelmineen sekä luottamuksellisten tietojen käsittelyä. Sen vuoksi perehdytyksen tulee olla ensin huolellisesti suunniteltu ja sen jälkeen toteutettu, jotta työntekijä saa tarvittavan tuen ja pystyy toimimaan itsenäisesti työn vaatimusten ja lainsäädännön mukaisesti.

Perehdyttäjän valintaan kannattaa kiinnittää erityistä huomiota. Opinnäytetyön tulosten mukaan perehdyttäjiksi kannattaa valita useampi henkilö, joilla on asiantuntemusta perehdytettävistä asioista. Lisäksi perehdyttäjien tulisi olla perehdytykseen positiivisesti suhtautuvia ja omata hyvät vuorovaikutustaidot. Kuntoutusalalla perehdyttäjän kannattaa keskittyä juuri oman osaamisalueensa mukaisiin tehtäviin. Näin uusi työntekijä saa parhaiten tarvittavan tiedon perehdytettävästä asiasta.

Opinnäytetyön tuloksissa ajankäyttö nostettiin erityisesti esille. Jotta perehdytystilanteesta saadaan rauhallinen ja uudella työntekijällä on mahdollisuus omaksua kunnolla opeteltavat asiat, on tärkeää, että aikaa on varattu riittävästi. Aikaa tulee varata niin uudelle työntekijälle kuin perehdyttäjälle. Kuntoutusalalla, kuten oletettavasti muillakin aloilla, riittämätön ajankäyttö heijastuu varmasti perehdytyksen laatuun. Hätiköity ja puutteellinen perehdytys voi vaikuttaa suoraan työntekijän tuloksellisuuteen, sitoutumiseen sekä jopa palvelun laatuun.

Perehdytysprosessin vaikutukset organisaation toimintaan

Opinnäytetyön tulosten mukaan dokumentoitu perehdytysprosessi voi edistää organisaation toimintatapojen yhtenäistämistä ja tehdä perehdytyksestä suunnitelmallista sekä tasalaatuisempaa ja tasa-arvoista. Perehdytysprosessin vaikutukset voivat ulottua monille osa-alueille organisaation toiminnassa, kuten tuottavuuden lisäämiseen ja työtyytyväisyyden ja palvelun laadun edistämiseen. Lisäksi hyvin toteutettu perehdytysprosessi voi olla kilpailuetu kuntoutusalalla, jossa työntekijöistä on pulaa. Hyvä maine kannustaa hakeutumaan yritykseen ja sitoutumaan sen toimintaan. Perehdytysprosessi on siis investointi, joka hyödyttää sekä työntekijöitä että organisaatiota pitkällä aikavälillä, tarjoten vankan perustan organisaatioon tavoitteiden saavuttamiselle.

Kirjoittajat:

Marika Pekkarinen, kuntoutusalan ammattilainen ja tradenomi YAMK-opiskelija, Savonia-ammattikorkeakoulu

Pentti Hiltunen, KTM, lehtori, liiketalouden ala, Savonia-ammattikorkeakoulu

Lähteet:

Cadwell, C.M. 1988. New Employee Orientation: A Practical Guide for Supervisors.E-kirja. California: Crisp Learning. https://ebookcentral-proquest-com.ezproxy.savonia.fi/lib/savoniafi/reader.action?docID=3116936.

Dávila, N. & Pina-Ramirez, W. 2018. What Works in talent development: Effective Onboarding. E-kirja. https://web.p.ebscohost.com/ehost/ebookviewer/ebook/bmxlYmtgXzE4OTY2MzBfX0FO0?sid=ac11969f-6a34-4e31-9a88-6154d4a79cb9@redis&vid=0&format=EK&rid=1. Viitattu 27.8.2024

Eklund, A. 2018. Tervetuloa meille! Uuden työntekijän perehdytys. Helsinki: J-Impact Oy.

Esimiesten perehdyttäminen. TTK Työturvallisuuskeskuksen julkaisu, n.d., Painojussit Oy.

Kupias, P. & Peltola, R. 2009. Perehdyttämisen pelikentällä. Oy Yliopistokustannus, HYY Yhtymä.

Pekkarinen, M. 2024. Työn aloittamista tukeva perehdytys: perehdytysprosessin kehittäminen kuntoutusalan yrityksessä. Opinnäytetyö. Ylempi ammattikorkeakoulututkinto. Liiketalouden ala.